Angenommen, Sie haben keinen Zugriff auf Ihre E-Mails für einige Zeit – z.B. wenn Sie im Urlaub sind.

Wenn Sie Outlook so konfigurieren, automatisch eine Abwesenheitsnotiz während Ihrer Abwesenheit zu senden, wird der Absender informiert dass Sie keinen Zugriff auf Ihre E-Mails haben und das Sie so bald wie möglich antworten.

 

Abwesenheitsnotiz formulieren

Bevor Sie mit den erstellen von Abwesenheitsnotiz anfangen, überlegen Sie sich wie Sie die Abwesenheitsnotiz formulieren wollen. Was wollen Sie den Absender während Ihrer Abwesenheit mitteilen?

Formulieren Sie Ihre Abwesenheits-Mail so dass sich Ihre Geschäftspartner auch während Ihrer Abwesenheit freundlich von Ihnen betreut fühlen. Wohlüberlegte Mails unterstreichen Ihre Professionalität – verzichten Sie nicht darauf.

Um Ihnen die Fomulierung zu erleichtern, hier ein paar Beispiele

Guten Tag,

danke schön für Ihre E-Mail. Ich bin am 10. Januar wieder an meinem Arbeitsplatz. Ihre Nachricht wird an meine Kollegin (Name der Kollegin eintragen)weitergeleitet. Sie liest alle E-Mails und antwortet Ihnen so schnell wie möglich. Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer lauten:beispiel@firma.de, 040 5678-123.

Freundliche Grüße

Sejla
Abteilung eintragen
——————————————
Hier Ihre Signatur einfügen

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin am 5. März wieder an meinem Platz. Während meiner Abwesenheit ist Frau XXX, Telefon 06155  332-373 oder E-Mail beispiel@firma.com, gerne für Sie da.

Ihre E-Mail wird automatisch an meine Vertretung weitergeleitet.

Freundliche Grüße
Vorname,Name

Signatur

Dear Sir or Madam:

I will be back in the office on 5 March. During my absence please address any inquiries to Ms XXX, telephone 06155 332-373 or e-mail beispiel@firma.com. Ms XXX will be pleased to be of any assistance to you. Your e-mail will be automatically forwarded to her.

Thank you very much.

Sincerely yours,

Vorname, Name
——————————————
Signatur

 

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider bin ich bis zum 25. Januar 2011 nicht im Büro zu erreichen. Nach meiner Rückkehr werde ich Ihre Nachricht umgehend bearbeiten.
In dringenden Fällen erreichen Sie meinen Kollegen Herrn X unter der Telefon-Nr. 0123/ 45- 6789 oder per E-Mail (x.y@z.de). Ihre E-Mail wird jedoch nicht weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname, Name

Abwesenheitsnotiz erstellen

Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen:

  1. In Outlook, klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu”. Eine neue Nachricht öffnet sich
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte “Optionen”.
  3. Klicken Sie bei “Format” auf “Aa nur Text”.
  4. Schreiben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz. Keinen Empfänger in An: oder CC: eintragen.
  5. Als Betreff wählen Sie etwas wie: Abwesenheitsnotiz.

 

Diese E-Mail jetzt nicht absenden. Statt dessen:

  1. Klicken Sie auf die “Microsoft Office” Schaltfläche.
  2. Klicken Sie auf “Speichern unter”.
  3. Geben Sie einen Namen für diese Nachricht (z.B. Abwesenheitsnotiz).
  4. Klicken Sie auf den Dateinamen, und wählen Sie Outlook-Vorlage (*. oft) aus der angezeigten Liste.
  5. Klicken Sie dann auf “Speichern”.
  6. Die offene E-Mail schließen Sie jetzt einfach. Nicht speichern und falls die Mail noch im Ordner “Entwürfe” zwischengespeichert sein sollte, können Sie sie dort auch löschen.

Regel erstellen

Nachdem Sie Abwesenheitsnotiz gespeichert haben, fangen Sie mit der Regelerstellung an:

  1. Klicken Sie Ihren Posteingang an (der Regel Assistent ist sonst nicht verfügbar)
  2. Klicken Sie auf “Extras” um eine Regel für Ihre Abwesenheitsnotiz zu erstellen.
  3. Klicken Sie dann auf “Regeln und Benachrichtigungen”
  4. Klicken Sie dann auf “Neue Regel” um neue Regel zu erstellen.
  5. Der Regel-Assistent wird geöffnet.
  6. Unter “Regel ohne Vorlage”, klicken Sie auf “Nachrichten bei Ankunft prüfen”
  7. Klicken Sie auf “Weiter”
  8. In den Regel-Assistenten “Bedingung (en) auswählen”, setzen Sie ein Häkchen bei “die nur an mich gesendet wurde”
  9. Klicken Sie auf “Weiter”
  10. In den Regel-Assistenten “Aktion (en) auswählen”, setzen Sie ein Häkchen bei “diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten”
  11. In den Regel-Assistenten “Regelbeschreibung bearbeiten” bei Schritt 2, klicken Sie auf den unterstrichenen Text: einer bestimmten Vorlage.
  12. Bei “Suchen in” wählen Sie “Vorlagen in Dateisystem” und klicken dann auf “Durchsuchen”
  13. Suchen Sie Ihre gespeicherte Abwesenheitsnotiz Outlook-Vorlage (*.oft) die Sie vorhin erstellt haben
  14. Wenn Sie die Vorlage gefunden haben, klicken Sie auf “Öffnen” und dann auf “Weiter” klicken
  15. In den Regel-Assistenten “Ausnahme (n) auswählen” können Sie falls notwendig eine Ausnahme auswählen. Sie müssen aber nicht.
  16. Klicken Sie auf “Weiter”
  17. In der letzten Seite des Assistenten geben Sie nur einen Namen für Ihre erstellte Regel.
  18. Klicken Sie dann auf “Fertig stellen”
  19. Outlook speichert dann die Regel.

Outlook Abwesenheitsnotiz Video

Damit Ihnen die Ertellung von Abwesenheitsnotiz in Outlook leichter fällt, habe ich ein Video für Sie erstellt. So können Sie die von mir beschriebenen Schritte leichter nachverfolgen.

Weitere Tipps und Tricks !

Weitere Tipps und Tricks nehme ich gerne in den Kommentaren entgegen.