Seit dem Ausbruch der Coronapandemie leisten viele Arbeitnehmer einen Teil oder ihre gesamte Arbeitszeit im Home-Office ab. Die damit verbundenen Vorteile werden sicherlich auch langfristig für mehr Heimarbeit unter den Angestellten deutscher Firmen sorgen. Mit einer Gesetzesänderung im September 2022 zur Arbeitszeiterfassung sind Arbeitgeber seit Jahresende verpflichtet, ihren Mitarbeitern ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung zu stellen. Welche Herausforderungen damit verbunden sind, welche unterschiedlichen Lösungen es gibt und was genau das neue Gesetz besagt, damit befassen wir und in diesem Artikel.
Gesetzliche Vorgaben zur Zeiterfassung im Home-Office
Im September des Jahres 2022 hat das Bundesarbeitsgericht, kurz BAG, in einem Urteil festgelegt, dass Arbeitgeber ihren Angestellten ein System zur Erfassung der Arbeitszeit bereitstellen müssen. Das gilt für Arbeitnehmer jeder Art, also nicht nur für Personen, welche an einem Arbeitsplatz im Unternehmen arbeiten. Ebenso müssen Arbeitnehmer im Home-Office und Außendienstmitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen. Dabei ist es zwingend erforderlich, dass der Beginn der täglichen Arbeit, das Ende der Arbeitszeit und die dazwischen erfolgten Ruhepausen festgehalten werden. Auch geleistete Überstunden werden bei der Zeiterfassung berücksichtigt. Am 2. Dezember 2022 hat das BAG die ausführliche Begründung des Urteils vorgelegt. Seitdem ist die Arbeitszeiterfassung in Home-Office, Büro und im Außendienst für Arbeitnehmer und Arbeitgeber verpflichtend.
Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit?
Zunächst lässt sich festhalten, dass für alle Arbeitnehmer verschiedene Vorteile mit der Erfassung der eigenen Arbeitszeit verbunden sind. Aus diesem Grund sollte hierzu ein Eigeninteresse bestehen. Zwar gilt die Pflicht der Zeiterfassung im Home-Office für die meisten Arbeitnehmer, einige Ausnahmen sieht das Gesetz jedoch vor. So müssen beispielsweise leitende Angestellte, deren Jahresgehalt einen vorgegebenen Grenzwert überschreitet, ihre Arbeitszeit nicht zwingend erfassen. Für westdeutsche Angestellte liegt diese Grenze bei einem Jahresgehalt von 76.200 Euro, für ostdeutsche Angestellte bei 68.400 Euro. Zudem sind auch Personen, welche einen sogenannten „Dienst der höheren Art“ ausüben, von der Pflicht befreit. In diesen Personenkreis fallen beispielsweise Politiker, Ärzte und Anwälte.
Welche Vorteile bietet die Zeiterfassung für Mitarbeiter im Home-Office?
Ohne eine genaue Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit vom heimischen Arbeitsplatz aus verschwimmen bei Arbeitnehmern in vielen Fällen die Grenzen zwischen der Arbeit und Freizeit. Das kann zu unbemerkter Mehrarbeit führen und sich langfristig nachteilig auf die Gesundheit des Angestellten auswirken. Die Work-Life-Balance gerät schnell aus dem Gleichgewicht und das hat nicht selten weitreichende Konsequenzen für die eigene Lebensqualität und psychische Gesundheit. Hinzu kommt, dass eine exakte Erfassung der Arbeitszeit eine wichtige Grundlage ist, wenn ein Angestellter mit dem Vorwurf der mangelnden Arbeitsbereitschaft konfrontiert wird. Anhand der täglich erfassten Zeiten lässt sich genau nachweisen, wie viel tatsächlich gearbeitet wurde.
Unterschiedliche Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung
Während es im Büro oder an anderen Arbeitsstätten eine große Bandbreite von Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung gibt, ist die Auswahl für Mitarbeiter im Home-Office deutlich begrenzter. Grund hierfür ist, dass Lösungen wie beispielsweise eine Stempeluhr nicht infrage kommen. Trotzdem haben Arbeitgeber auch für ihre Angestellten im Home-Office verschiedene Möglichkeiten wie die Zeiterfassung mit Excel, die Arbeitszeiterfassung mittels Software und über Chatbots. Nachfolgend stellen wir die verschiedenen Möglichkeiten genauer vor.
Die manuelle Arbeitszeiterfassung
Eine schnell umsetzbare und ohne große Einweisung nutzbare Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung in Home-Office oder temporärer Heimarbeit sind manuelle Lösungen. Dazu gehört einerseits der klassische Stundenzettel, welcher handschriftlich von den Arbeitnehmern ausgefüllt wird. Andererseits fällt in diese Kategorie auch die Arbeitszeiterfassung mit Excel. Sie bietet im Vergleich zum Stundenzettel den Vorteil, dass die erfassten Daten elektronisch übermittelt werden können und der administrative Aufwand seitens des Arbeitgebers geringer ausfällt. Mit der einfachen Nutzung von Excel sind die meisten Angestellten bereits vertraut, sodass die Arbeitszeiterfassung mit Excel in der Regel ohne Probleme von allen Home-Office-Mitarbeitern genutzt werden kann. Wenn du deine Arbeitszeit über Excel erfassen oder deinen Mitarbeitern ein praktisches Dokument zur Zeiterfassung anbieten möchtest, kannst du es direkt bei uns herunterladen und verwenden.
- Pause
händische Erfassung - Gesamtsaldo
Tagessaldo und Monatssumme - Feiertage
werden farbig gekennzeichnet - mit Blattschutz
die Spalten und Formeln können nicht geändert werden - 1 Jahr gültig
- Überstunden / Saldo
automatisch gerechnet mit Monatsübertrag - Sollzeit und Pausenvorgabe
können im Wochenplan definiert werden - Urlaubskalender / Dienstplan
für Urlaub und Dienstplanung, Krankheit, Gleitzeit - Feiertage
werden farbig gekennzeichnet und berechnet - Jahresübersicht
Arbeitszeiten und Abwesenheiten - Stundenlohn
der Gehalt kann automatisch gerechnet werden. - ohne Blattschutz
- Überstunden / Saldo
automatisch gerechnet mit Monatsübertrag - Sollzeit und Pausenvorgabe
können im Wochenplan definiert werden - Feiertage
werden farbig gekennzeichnet und berechnet - ohne Blattschutz
Arbeitszeiterfassung über Chatbots
Alternativ zur manuellen Erfassung von Arbeitszeit kann hierzu ein sogenannter Chatbot verwendet werden. Er lässt sich wunderbar von Angestellten im Home-Office nutzen und kommt beispielsweise auch bei der Verwaltung von Urlaubsanträgen zum Einsatz. Für eine vollumfängliche Nutzung der Möglichkeiten von Chatbots werden diese in der Regel mit HR-Software für die digitale Zeiterfassung gekoppelt. Das benötigt einerseits eine technische Anpassung, entlastet jedoch andererseits die Mitarbeiter in der Personalabteilung.
Digitales Erfassen der Arbeitszeit
Eine dritte Möglichkeit, um die Arbeitszeiterfassung in Home-Office und auch im Büro zu ermöglichen, ist spezielle Software. Über sie lässt sich die geleistete Arbeitszeit komplett digital erfassen. Beispielsweise per App können alle Mitarbeiter flexibel von jedem Ort aus den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit sowie ihre Pausen festhalten. Darauf haben dann Mitarbeiter der Personalabteilung Zugriff. Über moderne Software lässt sich zudem ein effizientes Abwesenheitsmanagement etablieren. Außerdem weist Software zur Arbeitszeiterfassung ein hohes Maß an Datensicherheit auf und spart in der Verarbeitung der Daten jede Menge Zeit. Diesen vielen Vorteilen steht jedoch gegenüber, dass die Nutzung einer solchen Software mit fortlaufenden Kosten verbunden ist. Zudem müssen in den meisten Fällen vor der Einführungen Anpassungen der Software an den Bedarf des eigenen Unternehmens vorgenommen werden. Auch kann es erforderlich sein, dass Mitarbeiter eine Schulung zum Umgang mit der neuen Software erhalten. Das gestaltet sich gerade für Mitarbeiter im Home-Office schwierig. Die digitale Zeiterfassung mittels einer speziellen Software ist daher keine direkt umsetzbare Lösung, sondern eher eine mittel- bis langfristige Option. Sie kommt vor allem für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern infrage.
Fazit
Mit der im September 2022 beschlossenen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, welche auch für Mitarbeiter im Home-Office gilt, müssen Unternehmen ihren Angestellten eine Erfassungsmöglichkeit zur Verfügung stellen. Dazu bieten sich verschiedene Möglichkeiten wie die manuelle Erfassung, Chatbots und Software mit ihren jeweils eigenen Vorteilen und Herausforderungen an. Eine schnell und kostensparend umsetzbare Möglichkeit ist die Arbeitszeiterfassung mit Excel, die auch bei Mitarbeitern auf große Akzeptanz stößt.