Briefvorlagen sind sehr Parktisch. Sie werden nur einmal erstellt  und können dann für viele weitere Briefe verwendet werden. Auf einer Briefvorlage müssen Sie nicht jedes Mal Ihre Anschrift, Firmenlogo, Briefkopf usw. eintragen.

Durch das Erstellen einer Briefvorlage können Sie Ihren privaten und geschäftlichen Briefen eine persönliche Note geben und diese ganz nach Ihren Vorstellungen anpassen. Wie so oft gilt auch bei Briefen: Der erste Eindruck zählt!

Mit Word können Sie recht einfach eine Briefvorlage erstellen, die jederzeit wieder verwendet werden kann. Dabei stellt die Briefvorlage eine Art Grundgerüst oder Muster dar. Das Layout des Briefes sowie einzelne Bestandteile des Inhalts werden erstellt und gespeichert und der Brief durch Ergänzung der fehlenden Bestandteile vervollständigt. Die eigentliche Briefvorlage bleibt dabei stets gleich und macht natürlich auch nur dann Sinn, wenn sich bestimmte Teile in jedem Brief wiederfinden sollen.

Um eine Briefvorlage zu erstellen wird zunächst ein Briefkopf erstellt. Daneben werden Absenderdaten, ein Textrahmen für die Anschrift, eventuell eine Fußnote und die Schriftart, -größe und -farbe festgelegt.

Die fertige Briefvorlage wird dann als Dokumentenvorlage gespeichert.

Briefvorlage nach DIN-Norm 5008 erstellen

Briefvorlage DIN 5008

Briefvorlage DIN 5008

 

Bei der Verfassung eines Briefes, müssen Sie neben der richtigen Rechtschreibung und Formulierung auch auf das Aussehen eines Briefes achten.

Die DIN 5008 beinhaltet die DIN gerechte Aufteilung von DIN A4 Seiten. Dabei sollten folgende Seitenränder berücksichtig werden:

  • Oben: 1,7 cm (Der obere Rand enthält die Zelen 1 bis 4)
  • Unten: 2,0 cm
  • Links: 2,5 cm
  • Rechts: 2,0 cm

Es gibt zwei unterschiedliche Formblätter bei den Briefvorlagen nach DIN 5008, wobei die Form A für Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf besonders geeignet ist und die Form B für Geschäftsbriefe mit größerem Briefkopf.

 

Briefvorlagen werden in folgende Abschnitte unterteilt:

Abgschnitt Beschreibung
Briefkopf Es wird in jeder Briefvorlage nach DIN 5008 mit dem Briefkopf begonnen, der den Firmennamen, das Logo und eventuell weiteres enthält. Der Briefkopf je nach Variante bei der Briefvorlage unterschiedlich hoch.

Anschriftenfeld

Zeile 5

Die Anschrift wird in der 5 Zeile geschrieben. Anschriftenfeld enthält den Firmenname (falls vorhanden), Straße mit Hausnummer und PLZ (Postleitzahl) mit Ort. Wenn Sie eine Firma anschreiben und die Kontaktperson Ihnen bekannt ist, dann die Kontaktperson in Anschriftenfeld eintragen (z.B. Herr Mustermann oder z. Hd. Herrn Mustermann). 

Die Schrift des Anschriftenfeldes sollte maschinenlesbar in 10 bis 12 pt sein, wie z.B. Arial. Die Größe des Anschriftenfeldes bei Briefvorlagen beträgt 45×85 mm. Die Höhe beginnt je nach Form. Außerdem umfasst das Anschriftenfeld bei Briefvorlagen 9 Zeilen, wobei die ersten drei Zeilen nur für Vermerke und Zusätze genutzt werden können, die letzten 6 Zeilen dann aber ausschließlich für die Anschrift.

Hinweis: Keine Leerzeile zwischen Straße und Ort.

Datum

Wird am Rechten Rand geschrieben.

Beispiel:

  • 24.12.2013
  • 24. Dezember 2013

Posthinweis

Zeile 13 bis 15

Beispiel:

  • Einschreiben mit Rückschein
  • vorab per Fax.

Anschrift des Empfängers

ab Zeile 16

Keine Leerzeile zwischen Straße und Ort.

Betreff

Zeile 24

Der Betreff wird immer Fett geschrieben, so erkennt der Empfänger beim öffnen des Briefes sofort worum es in den Brief geht. Betreff wird mit kurzen Wörtern verfasst (z.B. Kündigung, Ihr Schreiben vom 20. Oktober 2013, Ihre Bewerbung, Mahnung usw.).

Anrede

Zeile 27

Wenn Ihnen die Kontaktperson bekannt ist dann wird die Kontaktperson mit Namen angeschrieben (z. B. Sehr geehrter Herr Mustermann oder Sehr geehrte Frau Musterfrau). Falls Ihnen der Name der Kontaktperson nicht bekannt ist, dann wird die Anrede “Sehr geehrte Damen und Herren” verwendet.

Textfeld – Verabschiedung – Unterschrift und Anlagen

ab Zeile 29

Text des Briefes.

Eine Leerzeile, dann die Verabschiedung:

  • Mit freundlichen Gruß
  • Mit freundlichen Grüßen

Drei Leerzeilen, dann die Maschinenschriftliche Unterschrift:

  • Dr. Hans Mustermann

Eine Leerzeile, dann die Anlagen:

Anlage
Lebenslauf

 

 

 

Briefvorlage speichern (Word 2007)

Damit Sie die fertige Briefvorlage wiederverwenden können, speichern Sie die Briefvorlage als Dokumentenvorlage.

Briefvorlage speichern:

  1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche.
  2. Klicken Sie auf “Speichern unter”.
  3. Wählen Sie “Word Vorlage”.
  4. Speichern Sie die Briefvorlage.

Briefvorlage speichern (Word 2003)

In Word 2003 müssen Sie erst eine Leere Dokumentvorlage öffnen und dann die Briefvorlage erstellen.

Leere Dokumentvorlage öffnen:

  1. Klicken Sie in der Registerkarte Datei auf “Neu”. Neues Dokument Fenster wird geöffnet.
    Neue Dokument Vorlage

    Neue Dokument Vorlage

  2. Klicken Sie auf den Hyperlink “Auf meinem Computer”. Vorlagen Fenster wird geöffnet.
    Vorlagen öffnen

    Vorlagen öffnen



  3. Klicken Sie erst bei “Neu erstellen” die Vorlage an. Danach klicken Sie auf die Vorlage “Leeres Dokument” und dann auf OK klicken.
    Vorlagen Fenster

    Vorlagen Fenster

  4. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, könne Sie jetzt in der Programmtitelleiste den Text “Vorlage 1” sehen.
    Programmtitelleiste

    Programmtitelleiste

Jetzt haben Sie eine Leere Dokumentvorlage geöffnet. Sie können mit der Gestaltung Ihres Briefes anfangen.