Briefvorlagen sind sehr Parktisch. Sie werden nur einmal erstellt und können dann für viele weitere Briefe verwendet werden. Auf einer Briefvorlage müssen Sie nicht jedes Mal Ihre Anschrift, Firmenlogo, Briefkopf usw. eintragen.
Durch das Erstellen einer Briefvorlage können Sie Ihren privaten und geschäftlichen Briefen eine persönliche Note geben und diese ganz nach Ihren Vorstellungen anpassen. Wie so oft gilt auch bei Briefen: Der erste Eindruck zählt!
Mit Word können Sie recht einfach eine Briefvorlage erstellen, die jederzeit wieder verwendet werden kann. Dabei stellt die Briefvorlage eine Art Grundgerüst oder Muster dar. Das Layout des Briefes sowie einzelne Bestandteile des Inhalts werden erstellt und gespeichert und der Brief durch Ergänzung der fehlenden Bestandteile vervollständigt. Die eigentliche Briefvorlage bleibt dabei stets gleich und macht natürlich auch nur dann Sinn, wenn sich bestimmte Teile in jedem Brief wiederfinden sollen.
Um eine Briefvorlage zu erstellen wird zunächst ein Briefkopf erstellt. Daneben werden Absenderdaten, ein Textrahmen für die Anschrift, eventuell eine Fußnote und die Schriftart, -größe und -farbe festgelegt.
Die fertige Briefvorlage wird dann als Dokumentenvorlage gespeichert.
Briefvorlage nach DIN-Norm 676 erstellen
Briefvorlage
Bei der Verfassung eines Briefes, müssen Sie neben der richtigen Rechtschreibung und Formulierung auch auf das Aussehen eines Briefes achten.
Die DIN 676 beinhaltet die DIN gerechte Aufteilung von DIN A4 Seiten. Dabei beträgt der linke Seitenrand bei der Briefvorlage nach DIN 676 24,1 mm. Der untere Seitenrand ist bei der DIN 676 nicht vorgeschrieben, meistens beträgt er allerdings zwischen 20 und 30 mm.
Es gibt zwei unterschiedliche Formblätter bei den Briefvorlagen nach DIN 676, wobei die Form A für Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf besonders geeignet ist und die Form B für Geschäftsbriefe mit größerem Briefkopf.
Briefvorlagen werden in folgende Abschnitte unterteilt
| Abgschnitt | Beschreibung |
| Briefkopf | Es wird in jeder Briefvorlage nach DIN 676 mit dem Briefkopf begonnen, der den Firmennamen, das Logo und eventuell weiteres enthält. Der Briefkopf je nach Variante bei der Briefvorlage unterschiedlich hoch. |
| Anschriftenfeld |
Die Anschrift wird in der 5 Zeile geschrieben. Anschriftenfeld enthält den Firmenname (falls vorhanden), Straße mit Hausnummer und PLZ (Postleitzahl) mit Ort. Wenn Sie eine Firma anschreiben und die Kontaktperson Ihnen bekannt ist, dann die Kontaktperson in Anschriftenfeld eintragen (z.B. Herr Mustermann oder z. Hd. Herrn Mustermann). Die Schrift des Anschriftenfeldes sollte maschinenlesbar in 10 bis 12 pt sein, wie z.B. Arial. Die Größe des Anschriftenfeldes bei Briefvorlagen beträgt 45×85 mm. Die Höhe beginnt je nach Form. Außerdem umfasst das Anschriftenfeld bei Briefvorlagen 9 Zeilen, wobei die ersten drei Zeilen nur für Vermerke und Zusätze genutzt werden können, die letzten 6 Zeilen dann aber ausschließlich für die Anschrift. |
| Bezugzeichenzeile |
Die Bezugzeichenzeile umfasst Angaben zum Aktenzeichen oder Datum des Bezugs, dann das eigene Aktenzeichen, Telefonnummer und Verfasser. Bei einer Briefvorlage beginnt sie bei der Form A in Höhe 80,4 mm, bei der Form B in 97,4 mm Höhe. |
| Betreff |
Der Betreff folgt zwei Zeilen nach der Bezugszeichenzeile, wenn keine Bezugszeichenzeile vorhanden ist zwei Zeilen nach dem Anschriftenfeld. Betreff wird immer Fett geschrieben, so erkennt der Empfänger beim öffnen des Briefes sofort worum es in den Brief geht. Betreff wird mit kurzen Wörtern verfasst (z.B. Kündigung, Ihr Schreiben vom 09. Oktober 2009, Ihre Bewerbung, Mahnung usw.). |
| Textfeld |
Nach dem Betreff kommen bei den Briefvorlagen nach der DIN 676 wiederum zwei Leerzeilen bevor das Textfeld beginnt. Das Textfeld in einer Briefvorlage beinhaltet Anrede, Text und Grußformel, wobei sowohl die Anrede als auch die Grußformel jeweils durch eine Leerzeile vom Text getrennt werden sollte. Anrede Wenn Ihnen die Kontaktperson bekannt ist dann wird die Kontaktperson mit Namen angeschrieben (z. B. Sehr geehrter Herr Mustermann oder Sehr geehrte Frau Musterfrau). Falls Ihnen der Name der Kontaktperson nicht bekannt ist, dann wird die Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" verwendet. Grußformel Unter der Grußformel folgt in der Briefvorlage wieder eine Leerzeile bevor der Name des Verfassers dort stehen soll |
| Anlagen | Vermerke über Anlagen werden in Briefvorlagen ebenfalls mindestens durch eine Leerzeile darunter getrennt, darf aber auch rechts neben dem Gruß, nach DIN 125,7 mm gesetzt werden. |
| Brief Fußzeile | Brief Fußzeile umfasst die Anschrift der Firma, Bezeichnung der Geschäftsform und Namen der Geschäftsführer, Kontoverbindung etc. |
Briefvorlage speichern (Word 2007)
Damit Sie die fertige Briefvorlage wiederverwenden können, speichern Sie die Briefvorlage als Dokumentenvorlage.
Briefvorlage speichern:
- Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche.
- Klicken Sie auf “Speichern unter”.
- Wählen Sie “Word Vorlage”.
- Speichern Sie die Briefvorlage.
Briefvorlage speichern (Word 2003)
In Word 2003 müssen Sie erst eine Leere Dokumentvorlage öffnen und dann die Briefvorlage erstellen.
Leere Dokumentvorlage öffnen:
- Klicken Sie in der Registerkarte Datei auf “Neu”. Neues Dokument Fenster wird geöffnet.
Neue Dokument Vorlage
- Klicken Sie auf den Hyperlink “Auf meinem Computer”. Vorlagen Fenster wird geöffnet.
Vorlagen öffnen
- Klicken Sie erst bei “Neu erstellen” die Vorlage an. Danach klicken Sie auf die Vorlage “Leeres Dokument” und dann auf OK klicken.
Vorlagen Fenster
- Wenn Sie alles richtig gemacht haben, könne Sie jetzt in der Programmtitelleiste den Text “Vorlage 1” sehen.
Programmtitelleiste
Jetzt haben Sie eine Leere Dokumentvorlage geöffnet. Sie können mit der Gestaltung Ihres Briefes anfangen.
4 Kommentare
Ah, das war ja mal gut erklärt. Vielen Dank! Muss man dann beim Abspeichern noch auf irgendetwas besonderes achten?
Hallo,
beim speichern muss nichts besonderes geachtet werden. Sie können es als Vorlage abspeichern.
Gruß
Sejla
Danke!
Wow great page. Trillion thanks