Word Briefvorlage nach DIN-Norm erstellen und speichern

Briefvorlagen sind sehr praktisch. Sie werden nur einmal erstellt und können dann für viele weitere Briefe verwendet werden. Auf einer Briefvorlage müssen Sie nicht jedes Mal Ihre Anschrift, Firmenlogo, Briefkopf usw. eintragen.

Durch das Erstellen einer Briefvorlage können Sie Ihren privaten und geschäftlichen Briefen eine persönliche Note geben und diese ganz nach Ihren Vorstellungen anpassen. Wie so oft gilt auch bei Briefen: Der erste Eindruck zählt!

Mit Word können Sie recht einfach eine Briefvorlage erstellen, die jederzeit wieder verwendet werden kann. Dabei stellt die Briefvorlage eine Art Grundgerüst oder Muster dar. Das Layout des Briefes sowie einzelne Bestandteile des Inhalts werden erstellt und gespeichert und der Brief durch Ergänzung der fehlenden Bestandteile vervollständigt. Die eigentliche Briefvorlage bleibt dabei stets gleich und macht natürlich auch nur dann Sinn, wenn sich bestimmte Teile in jedem Brief wiederfinden sollen.

Die fertige Briefvorlage wird dann als Dokumentenvorlage gespeichert.

In unserem professionellen Office -Vorlagenpaket finden Sie bestimmt die richtige Vorlage für Ihr Unternehmen.

Briefvorlage nach DIN-Norm 5008 erstellen

Bei der Verfassung eines Briefes müssen Sie neben der richtigen Rechtschreibung und Formulierung auch auf das Aussehen eines Briefes achten. Die Schriftgröße 8 sollte auf keinen Fall unterschritten werden; entscheiden Sie sich für eine Größe von weniger als 10, sollten Sie eine Schriftart ohne Serifen verwenden.

Es gibt zwei unterschiedliche Formblätter bei den Briefvorlagen nach DIN 5008, wobei die Form A für Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf besonders geeignet ist und die Form B für Geschäftsbriefe mit größerem Briefkopf.

Um eine Briefvorlage zu erstellen wird zunächst ein Briefkopf erstellt. Daneben spielen die Seitenränder (rechts, links, oben), das Anschriftfeld mit Empfängerzeile, der Infoblock/Bezugszeichenzeile, Betreffzeile und Datum, Anrede, Fließtext, Grußformel und Anlage eine entscheidende Rolle.

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Briefvorlage DIN 5008

Seitenränder festlegen

Die DIN 5008 beinhaltet die DIN gerechte Aufteilung von DIN-A4-Seiten. Dabei sollten folgende Seitenränder berücksichtigt werden:

  • Oben: 4,5 cm (für Umschlag mit Adressfenster) ansonsten 2,7 cm
  • Unten: 2,5 cm
  • Links: 2,0 cm
  • Rechts: 2,0 cm (mind. 1,5 cm)

Um die Seitenränder festzulegen, klicken Sie auf der Registerkarte „Layout“ in der Gruppe „Seite einrichten“ auf „Seitenränder“. Anschließend wählen Sie die Option „Benutzerdefinierte Seitenränder“ aus. Für Geschäftsbriefe empfiehlt sich auch die Option „Normal“.

Seitenränder festlegen

Briefkopf erstellen

Es wird in jeder Briefvorlage nach DIN 5008 mit dem Briefkopf begonnen. Durch einen Briefkopf erhält der Brief eine persönliche Note. Beim Gestalten eines Briefkopfs haben Sie die Möglichkeit die Angaben ohne viel „Schnörkel“ einfach im oberen Drittel des Briefes zu platzieren. Sie können auch den Briefkopf grafisch gestalten.

Einen Briefkopf erstellen Sie am einfachsten in dem Sie eine Kopfzeile einfügen. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte „Einfügen“ in der Gruppe „Kopf- und Fußzeile“ auf „Kopfzeile“. Wählen Sie nun ein Design aus.

Kopfzeile einfügen

Wie Sie mit Word eigenen Briefkopf erstellen und gestalten, erfahren Sie hier.

Das Anschriftenfeld (Die Empfängeradresse)

Das Adressfeld (inkl. Absenderhinweis) ist 9-zeilig aufgebaut und darf 4,5 cm nicht überschreiten. Über das Adressfeld im Brief wird kleingedruckt der Absender platziert.

Die Anschrift wird in der Zeile 5 geschrieben. Anschriftenfeld enthält den Firmenname (falls vorhanden), Straße mit Hausnummer und PLZ (Postleitzahl) mit Ort. Wenn Sie eine Firma anschreiben und die Kontaktperson Ihnen bekannt ist, dann die Kontaktperson in Anschriftenfeld eintragen (z. B. Herr Mustermann oder z. Hd. Herrn Mustermann).

Die Schriftart des Anschriftenfeldes sollte maschinenlesbar in 10 bis 12 pt sein, wie z.B. Arial. Die Größe des Anschriftenfeldes bei Briefvorlagen beträgt 45×85 mm. Außerdem umfasst das Anschriftenfeld bei Briefvorlagen 9 Zeilen, wobei die ersten drei Zeilen nur für Vermerke und Zusätze genutzt werden können, die letzten 6 Zeilen dann aber ausschließlich für die Anschrift.

Bitte keine Leerzeile zwischen Straße und Ort.

Das Datum

Wird am rechten Rand geschrieben. Hier setzt sich die internationale Variante immer mehr durch, sprich die Reihenfolge Jahr-Monat-Tag. Dabei besteht die Jahreszahl immer aus vier Stellen.

Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die DIN auch diese:

  • 20.05.2021
  • 25. Mai 2021

Die Betreffzeile

Die Betreffzeile wird zwei Zeilen unterhalb des Datums plaziert. Ab Zeile 24.

Die Betreffzeile wird immer Fett geschrieben, so erkennt der Empfänger beim Öffnen des Briefes sofort worum es handelt. Betreff wird mit kurzen Wörtern verfasst (z. B. Kündigung, Ihr Schreiben vom 20. Oktober 2021, Ihre Bewerbung, Rechnung Nr. 1234). Setzen Sie keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile.

Die Anrede

Die Anrede folgt mit einem zweizeiligen Abstand zur Betreffzeile (linksbündig). Nach der Anrede folgt eine Leerzeile.

Wenn Ihnen die Kontaktperson bekannt ist dann wird die Kontaktperson mit Namen angeschrieben (z. B. Sehr geehrter Herr Mustermann oder Sehr geehrte Frau Musterfrau), ansonsten wird die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwendet.

Der Brieftext

Verwenden Sie im fortlaufenden Text keine Schrift, die kleiner als 10 Punkt ist. Empfohlene Schriftarten sind Arial, Times und Helvetica.

Grußformel, Unterschrift und Anlage

Die Grußformel setzen Sie mit einer Leerzeile zum Brieftext ab. Gängig ist hier die Formulierung „Mit freundlichen Grüßen„. Am Ende der Grußformel steht kein Satzzeichen.

Nach der Grußformel bleiben insgesamt drei Leerzeilen für die handschriftliche Unterschrift und einen eventuellen Firmenstempel frei.

Eventuelle Verteilervermerke und Anlagen werden nach einer weiteren Leerzeile aufgelistet.

Brief als Briefvorlage abspeichern

Damit Sie die Einstellungen nicht immer wieder neu vornehmen müssen, können Sie den von Ihnen erstelten Brief als Briefvorlage speichern.

  • Klicken Sie auf der Registerkarte „Datei“ auf „Speichern unter“.
  • Nun klicken Sie auf „Durchsuchen“ und als Dateityp wählen Sie die „Word-Vorlage“ aus.
  • Anschließend wählen Sie aus, wo der Musterbrief abgelegt werden soll.


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