Gehören Sie zu den Menschen, die viele Dinge auf einmal zu tun haben und trotzdem zu nichts kommen? Ein Grund hierfür könnte mangelndes Zeitmanagement sein. Ziel des Zeitmanagements ist es, die wichtigen Dinge zuerst zu erledigen und die nicht so wichtigen Themen etwas nach hinten zu schieben. Mit dem richtigen Selbstmanagement können Menschen die richtigen Antworten finden und lernen, wie sie sich die Zeit in ihrem Leben besser einteilen.
Damit Sie sich auf das Wesentliche fokussieren können und sich nicht ablenken lassen, ist das richtige Zeitmanagement von großer Bedeutung. Deswegen stellen wir Ihnen einige hilfreiche Tipps und Methoden für gutes Zeitmanagement vor.
Das Pareto Prinzip
… oder, wie man mehr erreicht, indem man weniger tut .
Um Ihre Zeit gewinnbringender zu nutzen, sollten Sie Ihre Aktivitäten gewichten. Dabei hilft Ihnen das Pareto-Prinzip. Dieses Prinzip geht auf den Nationalökonomen Vilfredo Pareto (1848-1923) zurück.
Nach dem Pareto-Prinzip ergeben sich 80% der Wertschöpfung (Ergebnisse, Erfolge) aus 20% des Einsatzes (beziehungsweise der angewendeten Zeit oder Ihrer Aktivitäten), und die verbleibenden 20% der Wertschöpfung beziehungsweise der Ergebnisse kommen von den restlichen 80% des Einsatzes. Daher wird das Pareto-Prinzip auch als 80:20-Regel bezeichnet.
Lernen Sie sich daher auf die wichtigsten 20 Prozent zu fokussieren.
Das Pareto-Prinzip beziehungsweise die 80:20-Regel lässt sich mit den Begriffen „wichtig“ und „dringend“ verbinden. Wichtige Aufgaben, die aber nicht dringend sind, gehören zu den 20 Prozent aller Aktivitäten, die 80 Prozent Ihres Erfolges ausmachen. Entsprechend sollten Sie sich zunächst auf diese 20% wichtige Aufgaben konzentrieren.
Das Eisenhower-Prinzip
Eine weitverbreitete Technik im Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip. Diese Methode hat ihren Namen vom früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, von dem man sagt, er habe dieses Verfahren selbst angewandt und auch seinen Mitarbeitern gelehrt.
Dringend vs. wichtig
Wichtig und dringend sind, wie bei der 80:20 Regel, die Kriterien zur Festlegung von Prioritäten nach dem Eisenhower-Prinzip.
Die beiden Begriffe lassen sich wie folgt unterscheiden:
- WICHTIG: Eine Aufgabe ist dann wichtig, wenn Sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die Sie keinem Ihrer Ziele näher bringt, gilt als unwichtig.
- DRINGEND: Eine Aufgabe ist dringend, wenn Sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Wenn es egal ist, wann Sie die Aufgabe erledigen, ist die Aufgabe nicht dringend.
Priorisieren nach dem Eisenhower-Prinzip
- A: Aufgaben, die wichtig, also mit Ihren Zielen verbunden sind und gleichzeitig dringend sind. Sie müssen sofort und mit höchster Priorität erledigt werden.
- B: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Sie müssen nicht sofort erledigt werden, sondern können terminiert werden.
- C: Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Da sie in der Regel keine Verbindung mit Ihren Zielen haben, sollten Sie versuchen, diese Aufgaben zu delegieren.
- P: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Aufgaben, Aktivitäten oder Dinge sind reine Zeitverschwendung und wandern daher in den Papierkorb.
Das sollten Sie beachten:
- Stellen Sie nicht immer Ihre eigenen wichtigen Aufgaben hinten an, um die Bitten anderer zu erfüllen.
- Wechseln Sie nicht ständig Ihre Prioritäten, wenn andere Druck auf Sie ausüben.
- Lernen Sie, taktvoll NEIN zu sagen.
- Bleiben Sie konsequent