Praktische Tipps für besseres Zeitmanagement
Viele Menschen plagt im Alltag eine endlose Liste von Aufgaben. Abhilfe verspricht nur ein gutes Zeitmanagement.
Hier finden Sie einige praktische Tipps für ein besseres Zeitmanagement:
SCHREIBEN SIE ALLES AUF!
Schriftlich ist immer besser als im Kopf. Legen Sie bei jeder Aufgabe fest, wie wichtig sie ist. Erledigen Sie dann immer das Wichtigste zuerst. Geben Sie unangenehmen Aufgaben höhere Priorität. Dann sind sie schneller weg und Sie fühlen sich frei. Eine TO-DO Liste oder ein Wochenplaner hilft Ihnen Ihre Aufgaben zu priorisieren und Ordnung zu schaffen.
Setzen Sie Grenzen!
Jeder Tag erfordert neue Grenzen, und je nachdem, wie viele Aufgaben für den Tag angesetzt sind, sollten Sie lernen konkrete zeitliche Limits zu setzen. Die Grenzen helfen dabei, dass es zwischendurch Zeit für Pausen gibt, in denen Sie Stress abbauen können. Zum Beispiel planen Sie 10 Minuten zum Schreiben einer E-Mail ein, das wöchentliche Meeting soll heute mal nur 20 Minuten dauern, anstatt 1 Stunde. Beruflich können Sie auch Grenzen setzen. Beispielsweise indem Sie keine Überstunden mehr anhäufen.
VERZICHTEN SIE AUF PERFEKTIONISMUS!
Schrauben Sie die übertriebenen Ansprüche an sich selbst runter. Somit können Sie sowohl Zeit einsparen als auch Ihre Produktivität steigern. Eine zu starke Fokussierung auf Details führt oft zu einem Zeitverlust. Kompromisse sparen Zeit und helfen dabei zeitintensive Verbissenheit zu überwinden.
GEBEN SIE AUFGABEN AN ANDERE AB!
Wenn die To-Do-Liste andere Kollegen oder Kolleginnen betrifft, sollten auch die Kollegen bzw. Kolleginnen auch mit eingebunden sein. Bei der Organisation einer Feier könnten Sie Aufgaben verteilen, anstatt alles selbst erledigen zu wollen. Übernehmen Sie lieber die wichtigsten Aufgaben selbst und geben die vielen kleinen zeitraubenden Punkte ab.
ORIENTIEREN SIE SICH AN IHREN PERSÖNLICHEN BIORHYTHMUS!
Damit Sie die individuelle Produktivität voll ausnutzen können, sollten Sie sich an Ihrem persönlichen Biorhythmus orientieren. Zu welcher Tageszeit sind Sie am aktivsten, und wann ist es in der Regel Zeit für Sie, eine kleine Pause zu machen? Legen Sie sich in Ihre tägliche Routine die für Sie mühseligsten Aufgaben auf einen Zeitpunkt, an dem Ihr Energielevel höher ist als zu anderen Zeiten.
LERNEN SIE NEIN ZU SAGEN!
Es fällt nicht allen Menschen gleich leicht, Aufgaben und Anfragen abzulehnen, also Nein zu sagen. Dies hat oft mit den eigenen Werten zu tun. Um das zu verändern, ist der sicherste Weg, die eigenen Werte zu verändern.
Es geht nicht darum, einfach ohne zu überlegen Nein zu sagen, sondern um ein Vorgehen, das es erleichtert, Nein zu sagen. Erst nachdem Sie abgewogen und entschieden haben, dass es richtig ist, Nein zu sagen, tun Sie dieses auch.
Da dies allerdings ein langer und schwieriger Weg ist, helfen Ihnen die folgenden Tipps leichter nein zu sagen:
- Nehmen Sie sich Zeit.
Sagen Sie, falls möglich, nicht sofort Ja oder Nein. Nehmen Sie sich Zeit. Sagen Sie, dass Sie noch etwas klären müssen oder bitten Sie um etwas Bedenkzeit. Das verschafft Ihnen Ruhe und Zeit zum Nachdenken. - Überlegen Sie, warum Sie Ja sagen wollen.
Seien Sie ehrlich zu sich selbst, und überlegen Sie, welchen Grund oder welche Gründe es gibt, aus denen Sie Ja sagen wollen. Vielleicht wollen Sie helfen. Sie wollen gebraucht werden oder Sie wollen die Aufgabe gerne erledigen. Vielleicht fällt es Ihnen einfach nur schwer, Nein zu sagen. Was auch immer es ist, merken oder noch besser notieren Sie sich alle Gründe. - Überlegen Sie, was Sie ein Ja „kostet“.
Denken Sie darüber nach, welchen „Preis“ Sie zu zahlen haben, wenn Sie Ja sagen. Kostet es Sie Zeit? Müssen Sie andere Dinge absagen? Werden Sie mit anderen Aufgaben nicht fertig? Bekommen Sie Ärger? Geraten Sie in Konflikt mit anderen Aufgaben oder Personen? Merken oder notieren Sie sich alle „Kosten“. - Stellen Sie die Punkte beider Seiten gegenüber…
…und wägen Sie diese gegeneinander ab. Wiegen die Gründe für ein Ja oder die Kosten dafür schwerer? Treffen Sie auf dieser Grundlage die Entscheidung.
Sie brauchen keine Scheu davor zu haben Ihre persönlichen Gründe zu nennen. Ihre Gründe müssen nicht akzeptiert werden, sondern das Nein muss akzeptiert werden. Darum ist es wichtig, das Nein zuerst zu sagen und dann von sich zu reden. Die Person, der Sie Nein sagen, muss verstehen, dass Sie eigene Gründe dafür haben.
BELOHNEN SIE SICH!
Bei der Optimierung des Zeitmanagements solltest du mit der Ordnung und Priorisierung der Aufgaben beginnen. Wann immer Sie eine Aufgabe bewältigt haben, genießen Sie das Gefühl und sorgen Sie für etwas Entspannung. Nehmen Sie sich ruhig ein wenig Zeit und belohnen Sie sich das von Ihnen erledigtes Werk. Das wirkt nicht nur psychisch erlösend, sondern sorgt auch für wohlverdiente Freizeit.