Wer in die Selbstständigkeit starten möchte, muss sich zwangsläufig mit der Frage auseinandersetzen, wie sich Rechnungen auf effiziente Art und Weise erstellen und an Geschäftspartner sowie Kunden versenden lassen. Dabei ist es wichtig, dass die jeweilige Rechnung bestimmte Inhalte aufweist, damit sie auch vom Gesetzgeber als korrekt anerkannt wird.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Unabhängig davon, ob klassische Rechnungen aus Papier oder E-Rechnungen versendet werden, müssen bestimmte Pflichtangaben auf der jeweiligen Rechnung vermerkt sein. Hierzu zählen:
- Firmenname sowie Adresse von Ersteller und Empfänger der Rechnung
- Steuernummer des Unternehmens
- klare Angabe, dass es sich um eine Rechnung und keine Gutschrift handelt
- eindeutige Rechnungsnummer
- Angabe der erbrachten Leistung
- Datum der Erstellung der Rechnung
- Angabe von Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- zu zahlender Rechnungsbetrag (brutto und netto)
- Ausweis der Mehrwertsteuer
- Angabe einer Zahlungsfrist
Damit der jeweilige Kunde oder Geschäftspartner weiß, auf welches Konto das Geld überwiesen werden soll, muss zudem eine Bankverbindung angegeben werden. Eine E-Mail-Adresse sowie Telefonnummer lassen sich ebenfalls auf der Rechnung integrieren, damit bei Rückfragen unkompliziert nachgehakt werden kann. Werden XRechnungen eingesetzt, muss zusätzlich zu den bereits erwähnten Pflichtangaben auch die sogenannte Leitweg-ID in der Rechnung angegeben werden.
Diese Auswirkungen hat das Wachstumschancengesetz
Der Gesetzgeber hat das sogenannte Wachstumschancengesetz im März 2024 eingeführt. In diesem Gesetz sind einige neue Regelungen bezüglich der Nutzung von Rechnungen im Geschäftsverkehr beschlossen worden, die Selbstständige und Unternehmer kennen sollten. Hier ist vor allem die Verpflichtung zum Einsatz von elektronischen Rechnungen zu nennen, die sämtliche Unternehmen betrifft, die Umsätze im B2B-Bereich erwirtschaften. Diese Pflicht greift ab dem 01.01.2025, weshalb Unternehmen frühzeitig darauf achten sollten, die unternehmensinternen Prozesse entsprechend umzustellen.
E-Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers
Wichtig zu wissen ist auch, dass auf elektronischem Wege versandte Rechnungen nicht in jedem Fall auch eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers darstellen. Das liegt daran, dass dieser strenge Kriterien an E-Rechnungen stellt, die Selbstständige unbedingt auf dem Schirm haben sollten. Hierzu zählen:
- Eine elektronische Verarbeitung der Rechnung ist möglich.
- Es wird ein strukturiertes elektronisches Format genutzt, um die Rechnung zu erstellen, zu versenden und zu empfangen.
- Die Anforderungen der europäischen Norm an die elektronische Rechnungsstellung werden erfüllt.
Das bedeutet, dass eine Rechnung in Form eines PDFs nicht zu den gesetzeskonformen E-Rechnungen zählt, auch wenn sie per E-Mail und somit auf elektronischem Wege übermittelt wird. Grundsätzlich gilt, dass es sich bei digitalen Rechnungsformaten ohne maschinell lesbare Daten um keine E-Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers handelt. Unternehmer sollten sich daher nach Rechnungsformaten umsehen, welche die strengen Anforderungen des Gesetzgebers erfüllen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
Einsatz gesetzeskonformer E-Rechnungen
Bereits jetzt müssen Unternehmen gesetzeskonforme elektronische Rechnungen erstellen und versenden, wenn sie Geschäfte mit Behörden machen. Zu den Rechnungsformaten, die sämtliche gesetzliche Anforderungen erfüllen, gehören ZUGFeRD und XRechnung. Dabei besteht der Hauptunterschied dieser beiden Rechnungsformate darin, dass es bei ZUGFeRD zu einer Kombination von maschinell lesbaren Daten mit einem visuellen PDF kommt, während bei der XRechnung ausschließlich strukturierte Daten eingesetzt werden. Welches Format für die Rechnungsstellung genutzt werden sollte, hängt von den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab.
Effiziente Rechnungserstellung durch Vorlagen
Wer sich nicht zutraut, eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen, sollte auf Rechnungsvorlagen zurückgreifen. Dies bringt einige Vorteile mit sich, darunter eine:
- schnellere Erstellung und Reduzierung des Zeitaufwands
- geringere Fehleranfälligkeit
- höhere Effizienz im Rechnungswesen
Wenn sich Mitarbeiter nicht von Grund auf mit der Erstellung von ordnungsgemäßen Rechnungen auseinandersetzen müssen, sondern auf Vorlagen zurückgreifen, wirkt sich das äußerst positiv auf die Effizienz innerhalb des Rechnungswesens aus. Rechnungen werden in kürzerer Zeit und mit geringerem Aufwand erstellt; zudem reduziert sich die Fehleranfälligkeit, da keine wichtigen Bestandteile vergessen werden. Vorlagen lassen sich in vielen verschiedenen Unternehmensbereichen einsetzen, um den Zeitaufwand zu reduzieren und Kosten zu sparen. Neben Belegungsplan-Vorlagen können Firmen auch Excel-Fahrtenbuch-Vorlagen verwenden, um die jeweiligen Dokumente ohne großen Zeitaufwand zu erstellen.
Berücksichtigung von Aufbewahrungspflichten
Rechnungen sind wichtige Dokumente, die bestimmte Geschäftsvorfälle darlegen. Daher müssen diese über einen Zeitraum von zehn Jahren sicher aufbewahrt werden – das gilt sowohl für papierbasierte Rechnungen als auch für elektronische Rechnungen. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, müssen Unternehmen in der Lage sein, sämtliche Rechnungen vorzulegen.