Zum 01. Januar 2025 wird in Deutschland die verpflichtende Nutzung von elektronischen Rechnungen („E-Rechnungen“) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen eingeführt. Diese Änderung hat erhebliche Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Rechnungen künftig ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Der Gesetzgeber gibt dabei klare Anforderungen vor, die Unternehmen beachten müssen:
- Die technische Ausgestaltung der E-Rechnung.
- Den Umfang der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.
- Die verschiedenen Zeitpunkte, ab denen Unternehmen die Umstellung vornehmen müssen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird laut Gesetz als eine Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses strukturierte Format gewährleistet die Maschinenlesbarkeit der Rechnungsdaten. Eine E-Rechnung besteht aus einem Datensatz mit definierten Feldern, die Informationen wie Überschriften und Inhalte enthalten.
Ebenso wichtig wie die elektronische Erstellung der Rechnung ist die elektronische Übermittlung und der elektronische Empfang der E-Rechnung. Die gesamte Verarbeitung der Rechnungsangaben muss durchgängig elektronisch erfolgen.
Formate wie PDF-Dateien, Word-Dokumente oder Excel-Dateien erfüllen diese Anforderungen nicht, da sie keine strukturierte elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen. Unstrukturierte Formate wie Papier- oder PDF-Rechnungen dürfen nach Ende der Übergangsfristen (siehe „Beginn der E-Rechnungspflicht“) nur noch in Ausnahmefällen verwendet werden.
Zulässige Formate der E-Rechnung
Es gibt keine strikten Technologievorgaben für E-Rechnungen, jedoch müssen sie ab dem 01.01.2025 der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland haben sich zwei führende Formate etabliert:
ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung in Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat. Es besteht aus einer PDF-Datei, die sowohl eine Bilddatei als auch einen strukturierten Datensatz im XML-Format enthält. Ab Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen an eine E-Rechnung.
XRechnung
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsdatenmodell, das vor allem im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird. Dieses Format besteht ausschließlich aus einer XML-Datei und benötigt zur Betrachtung ein Visualisierungstool.
Umfang der E-Rechnungspflicht
Ab dem 01. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmer verpflichtet, bei der Erbringung von Leistungen an andere inländische Unternehmer E-Rechnungen auszustellen. Das Gesetz betrifft alle Unternehmer, die in Deutschland ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Für bestimmte Rechnungen besteht auch zukünftig keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen. Dazu zählen:
- Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
- Fahrausweise.
- Rechnungen an ausländische Unternehmer.
- Rechnungen an private Endverbraucher.
Beginn der E-Rechnungspflicht
Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Der bisherige Vorrang der Papierrechnung entfällt. Ab diesem Datum dürfen Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen ohne Ihre explizite Zustimmung zusenden. Die E-Rechnung wird damit zur Standardform der Rechnung, und der Vorsteuerabzug kann nur noch anhand dieser Rechnungen geltend gemacht werden.
Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen tritt ebenfalls am 01.01.2025 in Kraft. Es gelten jedoch Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026 dürfen Umsätze weiterhin mit Papierrechnungen oder unstrukturierten elektronischen Formaten abgerechnet werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
- Bis Ende 2027 gilt diese Regelung für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro.
- Ab 2028 dürfen Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, nur noch elektronisch ausgestellt werden.
Archivierung von E-Rechnungen
Wie auch Papierrechnungen müssen E-Rechnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren archiviert werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die E-Rechnungen im ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden.
Besonders relevant ist dies für den strukturierten Datenteil der E-Rechnung, der auch während des Archivierungsprozesses nicht gelöscht oder umgewandelt werden darf.
Umsetzung in der Praxis
Für den Empfang und die Erstellung von E-Rechnungen empfiehlt es sich, auf geeignete Softwarelösungen zurückzugreifen. Es gibt verschiedene Dokumenten-Management-Systeme (DMS) wie Docuware oder ELO, die spezielle E-Rechnungs-Module anbieten. Diese können die Daten aus E-Rechnungen auslesen und in die Finanzbuchhaltung übertragen.
Für Ausgangsrechnungen bieten die meisten ERP-Systeme bereits automatisierte Lösungen für die Umstellung auf die E-Rechnung an.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025 bringt für Unternehmen einige Umstellungen mit sich, bietet aber auch Chancen für Effizienzgewinne.
Vorteile:
- Effizienzsteigerung durch Automatisierung der Rechnungsverarbeitung.
- Kosteneinsparungen durch Wegfall von Papier- und Druckkosten.
- Schnellere Bearbeitung und Übertragung von Rechnungsdaten.
- Verbesserte Rechtssicherheit und Nachverfolgbarkeit der Rechnungen.
Nachteile:
- Hoher initialer Aufwand bei der Umstellung auf die neue Technik.
- Abhängigkeit von technischer Infrastruktur, wie ERP- oder DMS-Systemen.
- Schulungsbedarf für Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Systeme.
FAQ zur Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht die elektronische Weiterverarbeitung der Daten und entspricht der europäischen Norm EN 16931.
In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die gängigsten Formate. Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931. Weitere Formate, wie EDI, sind ebenfalls zulässig.
Alle inländischen Unternehmer, die Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen, sind ab dem 01.01.2025 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Ausnahmen gelten für Kleinbeträge, Fahrausweise und Rechnungen an ausländische Unternehmer oder Endverbraucher.
Die Vorteile der E-Rechnung umfassen unter anderem die Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen sowie die Rechtssicherheit und Nachverfolgbarkeit. Durch die Automatisierung der Prozesse werden Bearbeitungszeiten verkürzt.
Zu den Nachteilen gehört der hohe initiale Aufwand bei der Umstellung auf E-Rechnungen sowie die Abhängigkeit von technischer Infrastruktur. Zudem besteht ein Schulungsbedarf für Mitarbeiter, um die neuen Systeme effektiv zu nutzen.