Rechnungsvordruck erstellen

Hier können Sie sehen wie ein Rechnungsvordruck in Excel 2007 erstellt wird. Da sich Excel 2007 und Excel 2003 nicht viel unterscheiden, können Sie auch es probieren mit Excel 2003.

Rechnungvordruck erstellen

Seite einrichten

Über das Menü-Datei-Seite einrichten können Sie in Excel 2003 die Seite einrichten. Wer mit Excel 2007 arbeitet klickt in Menü auf Seitenlayout–Seitenränder–Benutzerdefinierte Seitenränder und nimmt folgende Einstellungen vor:

• Oben 1,6 cm

• Unten 2 cm

• Links 2,4 cm

• Rechts 1 cm

Achten Sie bei Gestaltung der Rechnung dass sie der Normvorschrift DIN 4991 entspricht und u.a. daher auch in eine Fensterbriefhülle passt.

Rechnung schreiben

Schreiben Sie erst alle notwendigen Angaben unformatiert in die Rechnung rein. Folgende Bilder zeigen Ihnen welche Angaben Sie in die Rechnung schreiben sollen und in welche Zeile und Spalte.

Rechnung formatieren

Um den Rechnungsvordruck repräsentativ zu gestalten, markieren Sie das gesamte Tabellenblatt  und wählen Sie die Schriftart Arial und den Schriftgrad 12.

Weitere Formatierungen:

• Firmenname: Schriftgrad 16, Fett, Farbe Blau (Sie können auch eine andere Farbe nehmen).

• Firmenanschrift (Straße und Nr.): Schriftgrad 10, Farbe Blau oder die gleiche Farbe die Sie für Firmenamen genommen haben.

• Firmenanschrift (PLZ und Ort): Schriftgrad 12, Farbe Blau oder die gleiche Farbe die Sie für Firmennamen genommen haben.

• Telefon und Telefax: Schriftgrad 10, Farbe Blau.

• E-Mail und Internet: Schriftgrad 8.

• Firmenanschrift in der Empfänger Adresszeile: Schriftgrad 8.

• Rechnung: Schriftgrad 16, Fett.

• Laufende Nr. , Datum, Auftragsnummer, Verkäufer: Schriftgrad 10.

• Nr., Anzahl, Beschreibung, Einzelpreis, Gesamtpreis: Schriftgrad 12, Fett

• Zwischensumme, Rabatt, Zwischensumme, Mehrwertsteuer, 19 %: Schriftgrad 12.

• Rechnungssumme: Schriftgrad 12, Fett.

Zeilenhöhe verändern

Sie können die Zeilenhöhe über Menü-Format-Zeile-Höhe in Excel 2003 verändern. In Excel 2007 markieren Sie erst die Zeile und klicken Sie mit rechten Mausklick auf Zeilenhöhe.

Geben Sie für jede Zeile folgende Höhe ein:

Zeile 1 = 17,25 cm                    Zeile 8 = 12,75 cm                      Zeile 19 =15,75 cm

Zeile 2 bis 6 = 15                     Zeile 9 bis 17 = 15 cm                Zeile 20 bis 30 = 29,25 cm

Zeile 7 = 17,25 cm                   Zeile 18 = 24 cm                          Zeile 31 bis 34 = 15 cm

Zeile 35 = 28,5 cm

Spaltenbreite verändern

Die Spaltenbreite kann über Menü–Format–Breite in Excel  2003 verändert werden. In Excel 2007 markieren Sie erst die Spalte und klicken Sie mit rechten Mausklick auf  Spaltenbreite.

Geben Sie folgende Maßen für jede Spalte ein:

• Spalte A = 6

• Spalte B = 7,57

• Spalte C = 29,57

• Spalte D = 7

• Spalte E = 17

• Spalte F = 17,57

Auf folgenden Bild können Sie meinen erstellten Rechnungsvordruck sehen. Fügen Sie noch Rahmen in die Rechnung ein. Sie können auch der Rechnung ein Firmenlogo einfügen.

Formeln eingeben

Wenn Sie den Rechnungsvordruck erstellt haben, brauchen Sie nur noch die Formeln und Funktionen in den Rechnungsvordruck einzugeben, damit bei der Rechnungsstellung Excel die Beträge automatisch ermittelt.

• Zwischensumme 1  ausrechnen

Die Zwischensumme wird wie folgt ausgerechnet:

SUMME (F20:F30)

Klicken Sie in den Feld wo die Zwischensumme ausgerechnet werden soll, gehen Sie auf  Funktion einfügen–Summe–markieren Sie die Spalte F20 bis F30–Enter.

• Rabatt ausrechnen

Beispiel:

Sie wollen Ihren Kunden ein Rabatt von 4 % bei einem Auftrag von mehr als 800 € gewähren.

Rabatt wird wie folgt ausgerechnet:

Klicken Sie in den Feld wo Rabatt ausgerechnet werden soll, gehen Sie auf Funktion einfügen–WENN und tragen Sie die untenstehende Formel ein--Enter.

Die Spalte F31 ist die Spalte wo Sie die Zwischensumme befindet. Also wenn die Zwischensumme größer (>) ist als 800 € (Ihre Auftragssumme ist 800 €), dann soll Excel die Zwischensumme multiplizieren mit 4 (da Sie 4% Rabatt geben), ansonsten soll der Kunde 0 € bekommen.

• Zwischensumme 2  ausrechnen

Die Zwischensumme 2 auszurechnen ist einfach. Die Zwischensumme 2 wird wie folgt ausgerechnet:

=SUMME (F31-F32)

Zwischensumme 1(F31) – Rabatt(F32) = Zwischensumme 2

• Mehrwertsteuer ausrechnen

MwSt. wird wie folgt ausgerechnet:

=SUMME(F33*E34)

Zwischensumme 2 (F33) * MwSt (19 %) = Mehrwertsteuer

• Rechnungssumme ausrechnen

Die Formel für die Rechnungssumme ist:

=SUMME (F33:F34)

Zwischensumme2(F33) + MwSt (F34) = Rechnungssumme

Zellen formatieren

Damit die Werte im richtigen Währungsformat ausgegeben werden, markieren Sie die Zellen E20 bis E30 und F20 bis F35 und formatieren sie mit dem Euro -Format. Rechter Mausklick–Zellen formatieren–Währung.

Sie können jetzt Ihren erstellten Rechnungsvordruck speichern.

Hoffe Ihnen geholfen zu haben. Für weitere Fragen können Sie mir jederzeit schreiben.