Wenn es soweit ist und sie die erste Ausgangsrechnung stellen können, haben viele Existenzgründer das Problem, dass sie nicht wissen wie eine Rechnung auszusehen hat beziehungsweise wie diese gestaltet sein muss – schließlich sind in diesem Zusammenhang auch rechtliche Aspekte zu berücksichtigen.
Meistens sind Existenzgründer und Jungunternehmen damit beschäftigt ihr Geschäft aufzubauen beziehungsweise anzukurbeln, und somit wurde noch keine Zeit dafür aufgebracht entsprechende Rechnungsvorlagen zu erstellen.
Damit Sie nicht ewig lang experimentieren und sich durch verschiedene Ratgeber Informationen verschaffen ist es besser, wenn Sie selbst versuchen einen Rechnungsvordruck zu erstellen.
Rechnungspflichtangaben
Auf jeder Rechnung müssen Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens hinterlegt werden.
Zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung gehört…
- das Ausstellungsdatum
- eine Rechnungsnummer
- eine Auflistung der erbrachten Leistungen
- eine Auflistung der gelieferten Waren
- die Ausführung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder alternativ die Ausführung der Steuernummer des Unternehmers
Die meisten Unternehmer mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer führen die Steuernummer nicht noch einmal separat auf ihren Rechnungen auf.
Rechnungen enthalten weiterhin den gültigen Steuersatz und den Entgeldbetrag. Neben der Ausstellung in Papierform können Rechnungen auch elektronisch übermittelt werden. Elektronische Rechnungen müssen hier immer mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Als Format für Rechnungen wird in der Regel A4 genutzt.
Rechnungvordruck erstellen
Seite einrichten
Seite einrichten
Klicken Sie in die Registerkarte Seitenlayout auf Seitenränder, wählen Sie Benutzerdefinierte Seitenränder und nehmen folgende Einstellungen vor:
- Oben 1,6 cm
- Unten 2 cm
- Links 2,4 cm
- Rechts 1 cm
Achten Sie bei der Gestaltung der Rechnung, dass sie der Normvorschrift DIN 4991 entspricht und u.a. daher auch in eine Fensterbriefhülle passt.
Rechnung schreiben
Schreiben Sie erst alle notwendigen Angaben unformatiert in die Rechnung rein. Hier sehen Sie welche Angaben in welche Zeile eingegeben werden:
Unformatierte Rechnung
Rechnung formatieren
Um den Rechnungsvordruck repräsentativ zu gestalten, markieren Sie das gesamte Tabellenblatt und wählen Sie die Schriftart Arial und den Schriftgrad 12.
| Bezeichnung | Schriftgrad | Schriftschnitt | Farbe |
| Firmenname | 16 | Fett | Blau |
| Firmenanschrift (Str. & Nr.) | 10 | Standard | Blau |
| Firmenanschrift (PLZ & Ort) | 12 | Fett | Blau |
| Telefon und Telefax | 10 | Standard | Blau |
| E-Mail und Internet | 8 | Standard | Automatisch |
| Empfänger Adresszeile | 8 | Standard | Automatisch |
| Überschrift “Rechnung” | 16 | Fett | Automatisch |
| Laufende Nr.: | 10 | Standard | Automatisch |
| Datum | 10 | Standard | Automatisch |
| Auftragsnummer | 10 | Standard | Automatisch |
| Verkäufer | 10 | Standard | Automatisch |
| Nr., Anzahl, Beschreibung | 12 | Fett | Automatisch |
| Einzelpreis und Gesamtpreis | 12 | Fett | Automatisch |
| Zwischensumme und Rabatt | 12 | Standard | Automatisch |
| Zwischensumme, Mehrwertsteuer, 19% | 12 | Standard | Automatisch |
|
Rechnungssumme |
12 | Fett |
Automatisch |
9 Kommentare
Heißen Dank für die tatkräftige Unterstützung. Dieser Beitrag ist Gold wert! Schöne Feiertage.
Hallo,
danke dir. Ich wünsche dir auch schöne Feiertage.
Gruß
Sejla
Das kleine Fehlerteufelchen hat sich eingeschlichen. Beim Rabatt muß mit 4% - nicht nur mit 4 - multipliziert werden.
Hallo,
danke für den Hinweis.
LG
Sejla
Ich möchte gerne eine Kopfzeile mit Firmenlogo etc. einfügen und eine Fußzeile in der Bankverbindung, Kontakt, Anschrift, und Steuer steht. Ist das möglich?
Hallo,
natürlich ist das möglich. In Excel klickst Du auf "Einfügen" dann in der Gruppe "Text" klickst Du auf "Kopf- und Fußzeile" und schon hast Du die Möglichkeit erstmal die Kopfzeile einzufügen und dann die Fußzeile.
Wenn Du auf "Kopf-und Fußzeile" klickst dann werden automatisch weitere Kopf-und Fußzeiletools "Entwurf" in der Registerkarte angezeigt.
Bald werde ich ein Artikel über die Kopf- und Fußzeile schreiben dann findest Du weitere Tipps.
LG
Sejla
Hallo,
vielen Dank für die Info. Mein Problem bei der Fußzeile liegt allerdings darin, dass diese bei Excel ja in drei Teile unterteilt ist. Ich habe vier Spalten (Anschrift, Kontakt, Bankverbindung und Steuer), die in die Fußzeile sollen. Leider kann ich auch die Ausrichtung des Textes nicht einstellen (sollte links sein).
Schonmal vielen Dank für die Hilfe
Verena
Hallo,
leider ist es so bei Excel. Ich habe es jetzt auch versucht und 4 Spalten gehen nicht. Wenn Du noch Platz oberhalb der Fußzeile hast dann würde ich es oberhalb schreiben. So hast Du die Möglichkeit es wie gewünscht zu gestallten.
LG
Sejla
Hallo Sejla,
das ist eine tolle Anleitung, genau das, was ich gesucht habe.
Ich verstehe nur nicht die Angaben zu Zeilen- und Spaltenbreite, die in cm angegeben sind und mir natürlich viel zu groß erscheinen.
Meinst Du mm?
LG
Stefan