In Unternehmen und im Büro fallen häufig Geschäftsbriefe und andere Schreiben an, die mit gleichem bzw. fast gleichem Text an (viele) verschiedene Geschäftspartner geschickt werden (Serienbriefe).

Das können zum Beispiel Mahnschreiben bei Zahlungs- bzw. Lieferverzug, Dankschreiben, Einladungen, Werbeschreiben, Anfragen und Rechnungen sein.

Bei Serienbriefen sind die meisten Textpassagen identisch, lediglich Namen, Adressen, bestimmte Angaben über Waren oder Leistungen, Kostenaufstellungen oder Rechnungsbeträge sind von Brief zu Brief verschieden.

Für die Serienbrieferstellung bietet Word eine sehr praktische und nützliche Funktion die Ihnen sehr viel Zeit ersparen wird.

Datenquelle erstellen

Zuallererst brauchen Sie eine Datenquelle, in der sich Ihre Adressen befinden, die Sie für den Serienbrief verwenden möchten.

Die Datenquelle enthält verschiedenen Datenfelder, z.B. Anrede, Berufsbezeichnung, Titel, Vorname, Name, Straße, PLZ, Bestimmungsort usw.

In der Word ist es empfehlenswert, die Datenquelle zuerst zu erstellen um zu verhindern, dass eine Access-Datenbank angelegt wird, die in Word nicht geöffnet werden kann.

Am besten ist es, wenn Sie Ihre Datenquelle in Excel erstellen.

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Excel Datenquelle Beispiel

Nachdem Sie die Datenquelle erstellt haben, speichern Sie die Datenquelle ab.

Brief erstellen

Um ein Brief zu erstellen, öffnen Sie ein leeres Worddokument. In dieses Worddokument schreiben Sie Ihren Brief. Lassen Sie für die Adresszeile ungefähr 10 Zeilen frei.

 

Seriendruck-Assistent

Öffnen des Seriendruck-Assistent

Öffnen des Seriendruck-Assistent

Nun starten Sie den Seriendruck-Assistenten wie folgt:

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Sendungen.
  • Klicken Sie dann auf "Seriendruck starten" und auf "Briefe".
  • Anschließend klicken Sie auf "Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt Anweisungen".

 

Der Seriendruck-Assistent Schritt für Schritt

Schritt 1 und 2

Schritt 1 und 2

 

Schritt 1 - Dokumenttyp wählen

Bei Dokumenttyp ist standardmäßig die Option Briefe aktiviert.

Klick auf den Hyperlink "Weiter: Dokument wird gestartet" führt zum nächsten Schritt.

Schritt 2 - Startdokument wählen

Standardmäßig ist auch die Option Aktuelles Dokument verwenden aktiviert (Hauptdokument ist geöffnet).

Klicken Sie auf den Hyperlink "Weiter: Empfänger wählen".

 

Schritt 3 und 4

Schritt 3 und 4

 

Schritt 3 - Empfänger wählen

Klicken Sie auf "Durchsuchen" und öffnen Sie die Datenquelle die Sie erstellt haben aus dem vorhandenen Verzeichnis. Als Datenquellen können Word-, Access- oder Excel-Dateien eingesetzt werden.

Schritt 4 - Empfängerinformationen hinzufügen

In diesem Schritt des Assistenten wird auf das Hauptdokument (Startdokument) verwiesen. Da dieses bereits erstellt und geöffnet ist, können Sie mit Klick auf den Hyperlink "Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe" die eingefügten Seriendruckfelder auf Richtigkeit überprüfen.

 

 

 

 

Wenn Sie im Schritt 4 auf den Hyperlink "Weitere Elemente" klicken, können Sie Datenbankfelder (Anrede, Vorname, Name, Straße usw.) durch anklicken in Ihr Brief einfügen. Achten Sie auf die richtige Reihenfolge beim einfügen von Daten.

Datenbankfelder einfügen

Datenbankfelder einfügen

Richtige Reihenfolge der Datenbankfelder

Richtige Reihenfolge der Datenbankfelder

Schritt 5 und 6

Schritt 5 und 6

 

 

Schritt 5 - Brief Vorschau

Über die Doppelpfeiltasten können Sie die Richtigkeit von den eingefügten Seriendruckfeldern überprüfen. Wenn alle Daten in Ordnung sind, klicken Sie auf den Hyperlink " Weiter: Seriendruck beenden".

 

Schritt 6 - Seriendruck beenden

Im Schritt 6 haben Sie die Möglichkeit die erstellten Serienbriefe zu drucken oder den Seriendruck zu beenden.

 

 

Video

Weitere Tipps und Tricks!

Weitere Tipps und Tricks nehme ich gerne in den Kommentaren entgegen.