Outlook E-Mail-Funktionen sind anspruchsvoll und sehr umfassend. Outlook bietet viel Flexibilität, wenn es um das Erstellen und Formatieren von E-Mails geht. Oft passiert es dass Sie schnell eine wichtige Nachricht senden möchten. Das und viel mehr können Sie mit Outlook auf eine ganz einfache Art machen.

Verfassen und senden einer E-Mail

So senden Sie eine E-Mail in Outlook:

  1. Öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu” in der Symbolleiste oder drücken Sie Ctrl + N um leeres E-Mail-Fenster zu öffnen.
    Neue E-Mail

    Neue E-Mail

  2. Geben Sie die E-Mail – Adresse des Empfängers ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie einen Empfänger aus Ihrem Adressbuch.

    E-Mail Verfassen

    E-Mail Verfassen

  3. Geben Sie  in das  Betreff -Feld den E-Mail Betreff ein.
  4. Geben Sie den E-Mail Text ein.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Senden” um die E-Mail zu senden.

Das ist alles was Sie tun müssen. Je nach Outlook Senden und Empfangen – Optionen, wird Ihre Nachricht sofort versendet oder in den Postausgang gelegt . Wenn Sie sicher sein wollen, dass die E-Mail sofort gesendet wird, drücken Sie F9 um die E-Mail sofort zu senden.

Wenn Sie auf die Schaltfläche “Senden” klicken,  Outlook legt die E-Mail erstmals im Postausgang.  Dies ist ein Mail-Ordner der in  Navigation-Bereich angezeigt wird. Je nach Verbindungs status und Outlook Einstellungen, kann die E-Mail an Ihren E-Mail-Anbieter sofort übertragen werden oder es wird gewarten, bis Sie online sind, oder bis eine Zeitüberschreitung Senden / Empfangen auftritt. In jedem Fall, wenn die Nachricht gesendet wird, wird es aus dem Postausgang entfernt und eine Kopie in dem Ordner ” Gesendete Objekte” gespeichert.

E-Mail Empfänger Optionen

Eine E-Mail-Mitteilung kann mehrere Empfänger haben.

E-Mail Empfänger

E-Mail Empfänger

  1. An: Die wichtigste Empfänger-Botschaft .  Jede Nachricht muss mindestens ein Empfänger in diesen Feld haben.
  2. CC (Carbon Copy): In der Regel verwenden Sie CC, wenn einer Person  der Inhalt bewusst sein muss. Der Empfänger ist aber  nicht ein primärer Empfänger, das heißt, dass er nicht braucht zu antworten oder Maßnahmen zu ergreifen. Alle Empfänger dieser E-Mail können sehen, wer in den CC-Feld eingetragen ist.
  3. BCC (Blind Carbon Copy): Hat die gleiche Bedeutung wie CC, aber die Namen und E-Mail-Adressen der BCC-Empfänger sind nicht  für alle anderen Empfänger der E-Mail sichtbar .

Wo ist das BCC-Feld?

Standardmäßig wird in einen E-Mail-Formular das  BCC-Feld nicht angezeigt, es wird nur das An-und CC-Feld angezeigt.  Sie können aber BCC-Empfänger mit Hilfe der Kontakt-Liste, hinzufügen. Wenn Sie aber wollen, dass das BCC-Feld angezeigt wird, klicken Sie auf die Symbolleiste auf  “Optionen” am oberen Rand der Nachricht und klicken Sie auf  BCC-anzeigen.

BCC-Feld anzeigen

BCC-Feld anzeigen

Senden von Anhängen

Eine Anlage ist eine Datei, die Sie zusammen mit einer E-Mail senden können. Wenn der Empfänger die E-Mail erhält, kann er oder sie die Datei auf der Festplatte speichern und öffnen. Anhänge können eine sehr nützliche Methode sein z.B. um verschiedene Dokumente zu versenden,egal ob Sie Fotos von den Kindern an andere Familienmitglieder senden oder zu Überprüfung ein Word-Dokument an Ihre Kollegen versenden.  Beim versenden von Anhängen sollten Sie auch einige Sachen beachten.

Es muss die Dateigröße beachtet werden. Bei meisten E-Mail-Konten ist die Dateigröße der Anlage begrenzt. Die Grenze variiert zwischen verschiedenen Konten, aber 10 MB ist Maximum.  Auch wenn Ihr Konto es Ihnen ermöglicht  sehr umfangreiche Anhänge zu versenden, kann der Konto des Empfänger das empfangen untersagen.
Eine weitere Sorge ist die Sicherheit der Anlage. Bestimmte Arten der Dateien können Viren oder andere Mitteln erhalten und Ihren Computer beschädigen. Outlook und anderen E-Mail Programme blockieren potenziell gefährliche Anhänge .

Welche Arten von Dateien können Sie als Anhang senden und empfangen ?

Jedes Bild, und jede Datei können Sie als Anhang senden, einschließlich der . Jpg,. Gif,. Png und. Tif-Erweiterung. Es sind auch Text-Dateien (. Txt),  XML-Dateien (. Xml), und die meisten Microsoft Office-Dokumente: Word (. Doc und. Docx-Erweiterungen), Excel (. Xls und. Xlsx-Erweiterungen) und PowerPoint (. Ppt-und . pptx-Erweiterungen) und ZIP-Archive (. Zip) in Ordnung.

So fügen Sie eine Datei als E-Mail Anhang:

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf  “Datei anhängen” ( Büroklammer-Symbol).
    Datei anfügen

    Datei anfügen

  2. Outlook öffnet sich das Dialogfeld “Datei einfügen” .

    Datei suchen

    Datei suchen

  3. Suchen Sie die Datei die Sie in die E-Mail einfügen wollen. Wenn Sie mehrere Datei einfügen wollen, halten Sie die Ctrl-Taste beim klicken.
  4. Klicken Sie auf  “Einfügen” und so ist die Datei eingefügt.

Nachdem Sie eine oder mehrere Dateien, in die E-Mail angehängt haben, wird die Datei mit der Dateigröße in Anhang-Feld angezeigt.  Wenn Sie Ihre Meinung ändern und eine Datei entfernen möchten, klicken Sie auf den Datei-Namen in Anhang – Feld und drücken Sie die Entf-Taste.

Anhang-Feld

Anhang-Feld