Die Möglichkeiten, die Word heute zu bieten hat, sind auf den ersten Blick gar nicht immer zu erkennen. Die meisten Menschen nutzen nur einen winzigen Bruchteil der Funktionen, reizen das Potenzial der Textverarbeitung nicht mal ansatzweise aus.
Dabei sind viele Funktionen, die Word zu bieten hat, nicht nur für Power-User interessant, sondern können auch den Alltag vereinfachen. Ein paar Tricks genügen und Sie arbeiten nicht nur effektiver, sondern sind auch freier, was die Gestaltung Ihrer Texte betrifft.
Microsoft Word bietet viele Funktionen, die kaum einer kennt.
Ich stelle Ihnen hier die besten Tipps vor.
Abgesicherter Modus
Hin und wieder kommt es vor, dass Add-Ins Probleme bereiten und Word nicht mehr korrekt läuft. Die Lösung in solchen Fällen lautet abgesicherter Modus.
Um Word im abgesicherten Modus zu starten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt während Sie das Programm aus dem Startmenü oder über das Desktop-Icon starten. Nun können Sie in den Word-Optionen bequem Add-Ins und Makros wieder entfernen.
Suchen & Ersetzen
Die Suchen-und-Ersetzen-Funktion ist eine feine Sache, wer jedoch mehrere Begriffe gleichzeitig ersetzen möchte muss sie mehrfach nacheinander aufrufen. Mit einem kleinen Add-In ist das Problem gelöst.
Laden Sie das kostenlose Add-In herunter und installieren Sie es. In Word finden Sie das Add-In anschließend im Bereich »SmartTools«.
Noch mehr Mathe
Rudimentäre Funktionen zur Berechnung bringt Word zwar mit, bei Mathematikern ruft das jedoch nicht viel mehr als ein müdes Lächeln hervor. Zeit also, Word mit dem kostenlosen Add-In Microsoft Math Add-in mächtig aufzurüsten. Es ermöglicht Ihnen sehr komplizierte Formeln zu lösen.
Das Microsoft Mathematics-Add-in für Word vereinfacht das Erstellen von Diagrammen in 2D und 3D, Berechnen numerischer Ergebnisse, Lösen von Gleichungen oder Ungleichungen und Ausdrücke aus der Algebra in Word-Dokumenten.
OpenOffice-Dokumente
OpenOffice ist auf dem Vormarsch und auch Sie werden sicherlich hin und wieder über ein ODF-Dokument stolpern. Von Haus aus lassen sich diese Dokumente nicht mit Word öffnen.
Wenn Sie in Word eine Open Office Datei öffnen und bearbeiten wollen, dann laden Sie sich das Plug-in „Sun ODF Plug-in“ herunter. Hiermit lassen sich Open Office Formate in MS Office öffnen, bearbeiten und speichern. Mit der gratis Software „TextMaker Viewer“ können Sie auch eine Open Office Datei öffnen und drucken.
Unterschrift einfügen
Wenn auch nicht rechtsgültig, verleiht eine Unterschrift PDF- oder Word-Dokumenten eine persönliche Note. Der erste Schritt besteht im Einscannen Ihrer Unterschrift. Unterschreiben Sie dazu auf einem weißen Blatt und scannen Sie es ein.
In Word fügen Sie die Grafik nun ein. Markieren Sie nun die Grafik und drücken »Alt+F3«. Vergeben Sie im Feld »Name« ein passendes Kürzel und bestätigen Sie. In Zukunft brauchen Sie nur noch das Kürzel gefolgt von F3 eingeben, und Ihre Unterschrift erscheint.
Mehrwertsteuer automatisch berechnen
Wer häufiger Rechnungen schreibt und dabei Netto- und Bruttosumme sowie die Umsatzsteuer angibt kann natürlich zum Taschenrechner greifen und alle Werte manuell eintragen – oder einfach Word rechnen lassen.
Im Beispiel haben wir eine Tabelle, die Word anhand der Nettosumme fertig ausfüllen soll. Klicken Sie in die Zelle für die Steuer und wählen Sie aus dem Menü »Layout – Daten – Formel«. Nach dem Gleichheitszeichen folgt die Berechnung. Da der Nettowert im Feld B2 steht lautet sie »B2*19%«.
Im Feld Rechnungsbetrag sollen nun beide Werte addiert werden. Fügen Sie wiederum eine Formel ein, diesmal lautet sie »SUM(ABOVE)«.
Word als Taschenrechner
Unerwarteter Weise kommt auch die Textverarbeitung Word mit einigen Rechen-Fähigkeiten. Um sie zu aktivieren öffnen Sie die Optionen und wechseln in den Bereich »Anpassen«. Lassen Sie sich alle Befehle anzeigen, markieren den Eintrag »Berechnen« und klicken auf »Hinzufügen«.
Markieren Sie nun im Text eine Berechnung oder etwa die Spalte einer Tabelle und klicken Sie auf den neuen Button in der Schnellzugriff-Leiste. Das Ergebnis erscheint unten in der Statusbar und wird automatisch in die Zwischenablage kopiert.
Schneller zur letzten Bearbeitungsposition
Bei sehr langen Dokumenten verliert man schnell mal den Überblick. Möchten Sie an die letzte Bearbeitungsposition springen, artet das Oft in langwieriges Scrollen aus.
Drücken Sie einfach die Tastenkombination »Umschalt+F5«.
Schneller löschen
Wer ein Wort oder Teile davon löschen will, kann entweder wild mit der Maus herumfuchteln, um entsprechende Teile zu markieren, oder einfach die Tastatur verwenden.
Mit den Shortcuts »Strg+Entf« und »Strg+Backspace« entfernen Sie die Teile rechts bzw. links von Cursor. Das können sowohl Wortteile als auch ganze Wörter sein. Gelöscht wird jeweils bis zum Wortende.
Seitenränder ausblenden
Fahren Sie mit der Maus zwischen zwei Seiten, erscheint ein Symbol mit zwei Pfeilen. Klicken Sie nun doppelt, und Word blendet den Seitenrand sowie den Abstand zwischen den Seiten aus. Ein weiterer Doppelklick auf den schmalen Abstand schaltet zurück zur Originalansicht.
Wasserzeichen einfügen
Wasserzeichen sind eine praktische Sache, um Dokumente zu kennzeichnen, ohne dass die Lesbarkeit sehr stark leidet. Das Einbinden eines Wasserzeichens ist einfacher als man denkt und auch von Laien schnell bewältigt.
Klicken Sie unter »Seitenlayout« auf »Benutzerdefiniertes Wasserzeichen«. Sie haben die Wahl zwischen Bild- und Textwasserzeichen sowie einigen Vorlagen. Für Bildwasserzeichen sollten Sie die Option »Auswaschen« aktivieren, für Textwasserzeichen ist »Halbtransparent« die richtige Wahl.
Nummerierungen richtig formatieren
In Nummerierungen richtet Word die Zahlen immer auf der linken Seite aus. Was bis 9 kein Problem ist, wird spätestens ab zweistelligen Nummern ein Graus für das Auge. Doch zum Glück ist die Umgewöhnung schnell erledigt.
Markieren Sie die Zeilen der Nummerierung und wählen Sie die Option »Neues Zahlenformat definieren«, die Sie nach einem Klick auf den Pfeil neben dem Nummerierungssymbol erreichen. Nun setzen Sie nur noch die Nummernposition auf »Rechts« und bestätigen mit »OK«.
Zwei Tabellen nebeneinander
In Word ist es nur mit einem Trick möglich, zwei Tabellen nebeneinander zu platzieren. Oder besser gesagt, den Eindruck zu erwecken, es seien zwei Tabellen. Der Trick ist, eine große Tabelle anzulegen, deren mittlere Spalte eine optische Trennung für die zwei Tabellen bildet.
Zuerst legen Sie eine Tabelle an, die genügend Spalten für beide Tabellen sowie eine zusätzliche Spalte für die Trennung enthält. Geben Sie der Tabelle ein beliebiges Aussehen. Im letzten Schritt wählen Sie die Spalte, die als optische Trennung dienen soll und entfernen sämtliche Schattierungen und Rahmen.
Tabellen teilen
Eine große Tabelle an einer gewissen Zeile zu teilen ist ein Kinderspiel – wenn man weiß, wie es geht. Platzieren Sie den Mauszeiger in der Zeile, an der Sie die Tabelle teilen möchten.
Nun müssen Sie nur noch das Tastenkürzel »Strg+Umschalt+Enter« betätigen und die Tabelle wird geteilt.
» und « statt „ und “
Wer statt den deutschen Anführungszeichen lieber auf die französischen Guillemets verwendet, kann sich dafür bequeme Tastenkürzel einrichten. Dazu öffnen Sie das Symbol-Menü und suchen die entsprechenden Zeichen.
Markieren Sie das entsprechende Symbol und klicken auf »Tastenkombination«. Weisen Sie eine beliebige Kombination zu, beispielsweise »Alt+<«. Natürlich funktioniert das auch mit allen anderen Sonderzeichen.
Seitenleisten verschieben
Normalerweise erscheinen Seitenleiste immer auf der rechten Seite. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Titelleiste und halten Sie sie gedrückt. Nun können Sie die Seitenleiste an eine beliebige andere Stelle ziehen. Nähern Sie sich dem linken oder rechten Rand, rastet sie automatisch ein.
Platz schaffen
Auf Netbooks oder PCs mit kleinen Monitoren ist der Platz sehr kostbar. Darum bietet auch Word eine Funktion, die großen Menüs auszublenden: Ein Druck auf Strg+F1 verkleinert das Menü bis auf die Titelleiste, ein weiterer Druck blendet sie wieder ein.
Groß- und Kleinschreibung umwandeln
Das Problem kennen Sie bestimmt: Sie tippen einen Text und landen dabei versehentlich auf der Caps-Lock-Taste. Wer nicht immer auf den Monitor guckt merkt das mitunter erst recht spät.
Microsoft hat jedoch mitgedacht und bietet eine entsprechende Option an. Damit stehen verschiedene Möglichkeiten zur Umwandlung zwischen Groß- und Kleinbuchstaben zur Verfügung, die die meisten Anwendungsfälle abdecken.
Formatierung anzeigen
Nicht immer ist klar ersichtlich, welche Formatierungen auf einen Text angewandt wurden. Doch ein einfach Trick enthüllt alle Formatierungen und erlaubt es auch, zwei Textstellen zu vergleichen.
Die Funktion verbirgt sich hinter dem Tastenkürzel »Umschalt+F1« und gibt detailliert Auskunft über alle Eigenschaften des ausgewählten Textes.
Text in Spiegelschrift
Einfachen Text kann Word nicht ohne weiteres in Spiegelschrift umwandeln. Erst ist es nötig, ihn in über das Einfügen-Menü als WordArt anzulegen. Anschließend können Sie ihn im Bereich »Anordnen« über die Befehle »Drehen | Horizontal kippen« in Spiegelschrift umwandeln.
Private Daten aus Dokumenten entfernen
Ein Word-Dokument kann private Informationen enthalten, die für den Anwender auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Möchte Sie ein Dokument weitergeben ist es aber ratsam, diese Informationen zu entfernen.
Den Befehl dafür finden Sie im Office-Menü unter »Vorbereiten«. Klicken Sie auf »Dokument prüfen« und anschließend noch einmal auf »Prüfen«. Nach der Analyse können Sie eventuell vorhandene Daten mit dem Knopf »Alle entfernen« tilgen.
Speicherort ändern
Word speichert Dokumente von Haus aus im Dokumente-Ordner. Eigentlich keine schlechte Sache, doch natürlich lässt sich auch dieses Verhalten an die eigenen Vorlieben anpassen.
Dazu gehen Sie abermals in die Optionen und dort in den Bereich »Erweitert«. Ganz unten finden Sie den Button »Dateispeicherorte«. Ein Klick darauf lässt Sie den Standardpfad für Dokumente anpassen.
Alternatives Dateiformat
Je nach Office-Programm unterscheiden sich die Dateiformate, beim Austausch von Dokumenten kommt es häufig zu Fehlern in der Darstellung. Eine mögliche Lösung ist die Verwendung von RTF. Dieses Format wird von allen Suiten hinreichend unterstützt und bietet dennoch viele Funktionen.
Um Dokumente automatisch als RTF-Datei zu speichern gehen Sie in die Optionen und legen Sie unter »Speichern« das gewünschte Format als Standard fest.
Thesaurus für Sätze und Phrasen
Anders als weitläufig angenommen, funktioniert die Synonym-Suche nicht nur mit einzelnen Wörtern. Markieren Sie einen Satz oder eine Phrase und rufen Sie Thesaurus über den Befehl »Umschalt+F7« auf. Sie erhalten eine Liste an möglichen Alternativen.
Vorkommen eines Wortes zählen
Sie wollen wissen, wie oft Sie ein Wort verwendet haben? Kein Problem: Wieder verwenden Sie die Suchen-und-Ersetzen-Funktion: In das obere Feld kommt das Wort, dessen Häufigkeit gezählt werden soll. In das untere geben Sie »^&« ein.
Dadurch wird das Wort zum einen automatisch durch sich selbst ersetzt, zum anderen erhalten Sie die Anzahl der Ersetzungen – und damit die Häufigkeit des Wortes.
Zwischenablage ohne Formatierungen
Wer z.B. Text von Webseiten in ein Word-Dokument einfügt wird feststellen, dass die Original-Formatierung übernommen wird. Wer darauf lieber verzichtet, macht einen kleinen Umweg über »Einfügen | Inhalte einfügen«. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Format für den Text auswählen können.
Schneller arbeiten mit Tastenkombinationen
Gerade beim Schreiben von Texten ist es nervig, immer wieder die Hand von der Tastatur zu nehmen, um zu speichern oder kleinere Formatierungen vorzunehmen. Aus diesem Grund gibt es für alle häufig benutzen Funktionen Tastenkombinationen.
So speichern Sie etwa per »Strg+S« das aktuelle Dokument, »Strg+P« öffnet den Drucken-Dialog. Per »Strg+Umschalt+K« wird der aktuell markierte Text kursiv, »Strg+Umschalt+F« macht ihn fett.
Wer sich das alles nicht merken will, drückt die F10-Taste. Daraufhin blendet Word über allen Schaltflächen die entsprechenden Befehle ein.