Unter einer Mahnung versteht man die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seine Schuldner, die geschuldete Leistung (also die Zahlung) zu erbringen.
Im kaufmännischen Bereich hat sich beim Mahnung schreiben ein dreistufiges Verfahren etabliert: Zahlungserinnerung oder 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung.
Folgende Angaben müssen Sie auf eine Mahnung schreiben:
- Der Zahlungsverzug muss klar benannt werden.
- Sie können ein neues Zahlungsziel festlegen.
- Der Bezug zur Originalrechnung muss klar aus der Mahnung hervorgehen.
- Die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und die offene Summe muss aufgeführt sein.
Für die Mahnung gibt es keine besondere gesetzliche Formvorschrift. Die Mahnung kann daher schriftlich, also per Brief, Fax oder E-Mail, aber auch mündlich, also durch Telefonanruf oder persönliches Ansprechen erfolgen.
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Zahlungserinnerung / 1. Mahnung Vorlagen
In der Zahlungserinnerung wird der Kunde freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung stellen Sie sicher, dass Sie nach Begleichen der Rechnung den Geschäftskontakt halten können.
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2. Mahnung Vorlagen
Wurde auf die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung nicht reagiert, sollte im richtigen zeitlichen Rahmen eine 2. Mahnung geschrieben werden. Diese kann etwas strenger formuliert werden. Aber zumindest bei wichtigen Kunden sollte die Mahnung auch ein Entgegenkommen bei der Überwindung von Zahlungsschwierigkeiten beinhalten.
3. Mahnung Vorlagen
Wenn Sie bereits zweimal ohne Ergebnis beim Schuldner gemahnt haben, sollten Sie eine dritte Mahnung heraus senden. In der letzten Mahnung schreiben Sie, dass Sie gegebenenfalls juristische Schritte einleiten werden, beispielsweise drohen Sie mit einem Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen.
