Verwalten von Outlook E-Mails mithilfe von Regeln

Angenommen, Sie möchten das alle Nachrichten, die Sie von einem bestimmten Absender erhalten in einen bestimmten Ordner automatisch eingereicht werden. Um dies zu erreichen, ebenso wie viele andere automatisierte Mail-Aufgaben, haben Sie die Möglichkeit eine Regel in Outlook zu erstellen.

Sie sind nicht auf die Erstellung von Regeln beschränkt. Zum Beispiel könnten Sie eine Regel erstellen, dass alle Nachrichten eines bestimmten Absenders (z. B. Ihr Chef) für sofortige Aufmerksamkeit gekennzeichnet werden.

Wenn Sie viele E-Mails erhalten und das wichtigste von unwichtigen nicht sofort unterscheiden können ist die Erstellung von Regeln genau das richtige für Sie.  Es schafft wirklich eine E-Mails Übersicht nach Ihren wünschen.

Regel erstellen

Eine Regel in Outlook zu erstellen ist sehr einfach.

So erstellen Sie eine Regel:

  1. Klicken Sie auf „Extras“.

    Extras-Regeln und Benachrichtigungen
    Extras-Regeln und Benachrichtigungen
  2. Klicken Sie dann auf „Regeln und Benachrichtigungen“. Regeln und Benachrichtigungen Fenster wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf „Neue Regel“. Der Regel-Assistent wird geöffnet.

    Neue Regel
    Neue Regel
  4. Um Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner zu verschieben, klicken Sie auf  „Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben“.

    Nachrichten von bestimmten Absender
    Nachrichten von bestimmten Absender
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Klicken Sie auf ein Kontrollkästchen neben der Bedingung, dass Ihren Bedürfnissen (Änderungen) entspricht. Zum Beispiel können Sie die E-Mail von einer Person oder einer Verteilerliste oder eine E-Mail mit bestimmten Wörtern in Betreff verschieben. Sie können zwischen vielen Bedingungen wählen.

    Bedingung die von einer Person / Verteilerliste kommt
    Bedingung die von einer Person / Verteilerliste kommt
  7. Ich habe jetzt die erste Bedingung „die von einer Person/Verteilerliste kommt“ gewählt.
  8. Um die Person/Verteilerliste auszuwählen, klicken Sie in dem unteren Fenster (Schritt 2) auf den Link „einer Person/Verteilerliste“ und wählen Sie eine Person aus Ihren Adressbuch. Sie können auch eine E-Mail Adresse die nicht in Ihrem Adressbuch vorhanden ist eingeben. Dazu geben Sie einfach in unteren „Von-Feld“ die E-Mail Adresse ein.

    Person und Zielordner wählen
    Absender und Zielordner wählen
  9. Klicken Sie auf OK.
  10. Jetzt wählen Sie den Ordner in den die Nachrichten von dem angegebenen Absender verschoben werden sollen. Klicken Sie auf den angegebenen Link „Zielordner“ in den Regel-Assistenten. Der Regeln und Benachrichtigungen Fenster wird angezeigt. Wählen Sie einen Ordner aus.

    Absender auswählen
    Absender auswählen

    Zielordner auswählen
    Zielordner auswählen
  11. Klicken Sie auf OK.
  12. Klicken Sie in dem Regelassistenten Fenster auf „Weiter“.
  13. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder zusätzliche Aktionen, die für die Regel gelten soll.
  14. Wenn Sie alles notwendige ausgewählt haben, klicken Sie auf „Fertig stellen“. Sie können auch den Regelnamen ändern.

    Regelnamen ändern
    Regelnamen ändern
  15. Die Regel ist dann erstellt und alle E-Mails die von der ausgewählten Person kommen, werden in den gewünschten Ordner automatisch verschoben.

    Erstellte Regel
    Erstellte Regel

Noch Fragen ?

Ich hoffe dass Sie es geschafft haben und ich Ihnen helfen konnte. Wenn Sie weitere Fragen haben, melden Sie sich oder schreiben Sie einen Kommentar.


4 Kommentare

  1. Diese Anregungen sind totaler Schrott oder ein echter Hohn.
    Seit Jahren funktioniert der Regeln-Filter im Outlook nicht mehr. Microsoft sollte endlich mal ihren Schrott wieder auf Trab bringen, schliesslich zahlen wir dafür.

    1. Etwas schroff formuliert, aber doch sehr nahe an den Tatsachen dran…

      1. Danke 🙂
        Aber wahrscheinlich wir es nichts nützen! Mir bangt schon vor dem neu angekündigten Windows: Da wird man sich wieder Jahere lang ärgern müssen, wenn es nach dem deaströsen Windows 8 so weitergeht…

  2. Woran kann das liegen, dass Outlook 2013 Nachrichten durch Regeln nicht verschiebt, sondern nur kopiert?
    Man sieht also eingegangene Mails im Favoritenordner „Ungelesene Nachrichten“ zweimal. Einmal im Ordner in den die Nachricht kopiert wurde und ein zweitesmal im Ordner Posteingang.
    Was muss da geändert werden, damit die Nachricht nur einmal angzeigt wird
    Vielen Dank
    MfG
    JP

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