Wenn Sie eine E-Mail versehentlich verschickt haben, oder noch etwas im Nachhinein ändern wollen, kann das zum Glück in vielen Fällen nachträglich geändert werden. Denn Outlook verfügt über eine Rückruf-Funktion. In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen, wie Sie damit bereits verschickte Nachrichten zurückrufen oder nachträglich bearbeiten.
Sie haben in der Hektik versehentlich eine E-Mail versendet? Oder man ärgert sich über eine Person und schreibt eine E-Mail ohne groß nachzudenken? Oft sind die Emotionen am nächsten Morgen gar nicht mehr so intensiv und dann ärgert man sich, dass man diese Nachricht überhaupt geschrieben hat. Wenn man Glück hat ist es nicht zu spät das zu korrigieren! Unter bestimmten Voraussetzungen lässt sich die E-Mail bei Outlook zurückholen, und zwar mit der Rückruf-Funktion.
E-Mail in Outlook zurückholen: die Voraussetzungen
Vorab sei gesagt, dass die Rückruf-Funktion bei Outlook nur unter bestimmten Voraussetzungen funktioniert, die wir nun etwas genauer vorstellen:
- E-Mail zurückholen: Erste Voraussetzung:
Der Empfänger hat die Nachricht noch nicht gelesen.
- E-Mail zurückholen: Zweite Voraussetzung:
Sie nutzen Outlook über einen sogenannten Exchange-Server. Das ist in den meisten Unternehmen der Fall.
- E-Mail zurückholen: Dritte Voraussetzung:
Der Server darf die Nachricht noch nicht weiterverarbeitet haben. Wenn es sich um eine interne E-Mail innerhalb eines Unternehmens handelt, muss der Empfänger sich auf dem gleichen Exchange-Server befinden wie Sie.
E-Mail in Outlook zurückholen so gelingt es!
Wenn diese Punkte erfüllt sind, besteht die Möglichkeit, E-Mails wieder zurückzuholen beziehungsweise auch durch einen anderen Text zu ersetzen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die gesendete Nachricht, indem die doppelt darauf klicken.
- Als nächstes wählen Sie die Schaltfläche „Aktionen“ auf der Registerkarte „Nachrichten“ in der Gruppe „Verschieben“ aus. Nun erscheint bereits der Text „diese Nachricht zurückrufen“. Das gilt für die Version ab 2010.
- Wenn Sie diese Aktion auswählen, müssen Sie Sich nun entscheiden, ob Sie die Nachricht komplett löschen oder durch einen anderen Text ersetzen wollen.
In letzterem Fall wird die tatsächlich gesendete Mail geöffnet und Sie haben die Möglichkeit, sie umzuschreiben oder komplett auszutauschen. Dennoch sollten Sie immer bewusst sein, dass wenn der Empfänger schneller als Sie reagiert, kann er in dieser Situation nicht nur die alte Nachricht lesen, sondern bemerkt auch Ihre Rückholaktion. Je nachdem, um wen es sich handelt, kann dies zu noch größerem Ärger führen.
Wenn er hingegen in dieser Zeit gar nicht am PC sitzt und Ihre Aktion nicht bemerkt, haben Sie Ihre Mission erfolgreich abgeschlossen!