Mit Makros und kleinen VBA-Programmen kann man die Funktionalität von Excel deutlich erweitern. Wie Sie Makros aufzeichnen und ausführen, werde ich Ihnen hier zeigen. Ebenso gibt es eine kleine Einführung in den Umgang mit dem VBA-Editor.

Abläufe automatisieren mit Makros

Um die Vorgänge, die man immer wieder auf die gleiche Art durchführt wie z.B das aufrufen des Menüs auf, Einstellungen vornehmen, Kontrollkästchen und Schaltflächen anklicken , und das alles um  immer wieder und wieder die gleiche Aufgabe zu erfüllen. Das Geht auch einfacher , wenn Sie sich ein wenig mit Makros beschäftigen.

Makros sind nichts anderes als aufgezeichnete Befehle, die dann nach dem Aufrufen über das Menü, eine Tastenkombination oder eine Schaltfläche ausgeführt werden.  So ähnlich wie man bei einem Kassettenrekorder Musik aufnimmt und dann immer wieder abspielen kann.

Tabelle erstellen

Erstellen Sie eine  Excel-Tabelle mit einer kleinen Adressliste auf. Das geht schnell – notfalls tragen Sie Fantasienamen ein.

Wichtig ist, dass Sie die erste Zeile freilassen und in der zweiten Zeile die Überschriften stehen.
Außerdem darf es keine Leerzeilen geben.

Meine erstellte Tabelle

Ziehen Sie die erste Zeile außerdem etwas größer auf, indem Sie den Mauscursor in der Zeilennummerierung am linken Rand zwischen Zeile 1 und 2 platzieren.Wenn der Cursor sich zu einem nach oben und unten weisenden Doppelpfeil verändert, ziehen Sie ihn mit der Maus einfach etwas nach unten.

Für diese Adressliste werden wir jetzt zwei Makros erstellen, welche die Liste jeweils nach Postleitzahlen und nach Namen sortieren. Zwar ist es gar nicht so umständlich, den Weg über Start – Sortieren und Filtern zu gehen, aber es sind doch immer ein paar Mausklicks notwendig, bis man das gewünschte Ergebnis hat. Wir wollen es jetzt noch einfacher machen.

Makroerstellung vorbereiten

Über die Multifunktionsleiste Ansicht erreichen Sie ganz rechts die Schaltfläche Makros und damit die wichtigsten drei Befehle: Makros anzeigen, Makro aufzeichnen und Relative Aufzeichnung. Es gibt auch noch andere Funktionen und die Sie  auf der Multifunktionsleiste Entwicklertools finden können.

Makros

Um diese Multifunktionsleiste hinzuzuschalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie Office – Excel-Optionen.

Excel Optionen

2. Aktivieren Sie in der Kategorie ” Häufig verwendet” das Kontrollkästchen vor Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen.

Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste

3. Klicken Sie auf  OK.

Damit stehen Ihnen die Werkzeuge zur Makroentwicklung und VBA Programmierung zur Verfügung.

Excel Entwicklerwerkzeuge

Makro aufzeichnen

Bevor Sie die Makroaufzeichnung starten, überzeugen Sie sich davon, dass der Zellcursor innerhalb der Adressliste steht.

1. Starten Sie die Makroaufzeichnung über Entwicklertools – Makro aufzeichnen oder Ansicht – Makros – Makro aufzeichnen.

2. Geben Sie bei Makroname einen möglichst selbsterklärenden Namen ein, legen Sie eine Tastenkombination für den Aufruf des Makros fest und tragen Sie bei Beschreibung ein, wozu das Makro dienen soll.

Makro aufzeichnen

Vor der Aufzeichnung werden einige Informationen zur Wiedererkennung und für den Aufruf des Makros festgelegt.

3. Klicken Sie dann auf OK.

Nun läuft der Makrorekorder und zeichnet alle Befehle auf, die Sie jetzt in der Tabelle ausführen. Sie müssen sich nun aber nicht extra abhetzen – der Zeitfaktor spielt keine Rolle. Machen Sie in aller Ruhe weiter und wenn Sie möchten, zwischendurch auch eine Kaffeepause.

4. Wechseln Sie auf das Register Start.

5. Wählen Sie Sortieren und Filtern – Benutzerdefiniertes Sortieren.

6. Stellen Sie bei Spalte »PLZ«, bei Sortieren nach »Werte« und bei Reihenfolge »A bis Z« ein.

Sortieren

7. Klicken Sie dann auf OK.

8. Klicken Sie in den Entwicklertools oder über Ansicht - Makros auf Aufzeichnung beenden ().

Makros ausführen

Rufen Sie über Ansicht — Makros — Makros anzeigen oder Entwicklertools — Makros den Dialog auf, in dem alle Makros gesammelt werden. Hier finden Sie das soeben aufgezeichnete Makro wieder. Über die Schaltfläche Ausführen können Sie dieses starten.