Briefvorlagen sind sehr praktisch. Sie werden nur einmal erstellt und können dann für viele weitere Briefe verwendet werden. Auf einer Briefvorlage müssen Sie nicht jedes Mal Ihre Anschrift, Firmenlogo, Briefkopf usw. eintragen.
Durch das Erstellen einer Briefvorlage können Sie Ihren privaten und geschäftlichen Briefen eine persönliche Note geben und diese ganz nach Ihren Vorstellungen anpassen. Wie so oft gilt auch bei Briefen: Der erste Eindruck zählt!
Mit Word können Sie recht einfach eine Briefvorlage erstellen, die jederzeit wieder verwendet werden kann. Dabei stellt die Briefvorlage eine Art Grundgerüst oder Muster dar. Das Layout des Briefes sowie einzelne Bestandteile des Inhalts werden erstellt und gespeichert und der Brief durch Ergänzung der fehlenden Bestandteile vervollständigt. Die eigentliche Briefvorlage bleibt dabei stets gleich und macht natürlich auch nur dann Sinn, wenn sich bestimmte Teile in jedem Brief wiederfinden sollen.
Die fertige Briefvorlage wird dann als Dokumentenvorlage gespeichert.
In unserem professionellen Office -Vorlagenpaket finden Sie bestimmt die richtige Vorlage für Ihr Unternehmen.
Briefvorlage nach DIN-Norm 5008:2020 erstellen
Die Schreib- und Gestaltungsregeln nach DIN 5008 ist zwar für die Geschäftswelt vorgeschrieben, doch auch für den privaten Gebrauch von Nutzen.
Bei der Verfassung eines Briefes müssen Sie neben der richtigen Rechtschreibung und Formulierung auch auf das Aussehen eines Briefes achten. Die Schriftgröße 8 sollte auf keinen Fall unterschritten werden; entscheiden Sie sich für eine Größe von weniger als 10, sollten Sie eine Schriftart ohne Serifen verwenden.
Es gibt zwei unterschiedliche Formblätter bei den Briefvorlagen nach DIN 5008, wobei die Form A für Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf besonders geeignet ist und die Form B für Geschäftsbriefe mit größerem Briefkopf. Bei der Form A hat der Kopfbereich eine Höhe von 27 Millimetern und die Falzmarke 1 einen Abstand von 87 Millimetern (ausgehend von der oberen Blattkante). Bei der Form B ist die Kopfzeile 45 Millimeter hoch und der Abstand der Falzmarke zum oberen Blattrand beträgt 105 Millimeter. Beide Formen können für Fensterbriefumschläge (DIN lang) verwendet werden.
Um eine Briefvorlage zu erstellen wird zunächst ein Briefkopf erstellt. Daneben spielen die Seitenränder (rechts, links, oben), das Anschriftfeld mit Empfängerzeile, der Infoblock/Bezugszeichenzeile, Betreffzeile und Datum, Anrede, Fließtext, Grußformel und Anlage eine entscheidende Rolle.
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Seitenränder festlegen
Die DIN 5008 beinhaltet die DIN gerechte Aufteilung von DIN-A4-Seiten. Dabei sollten folgende Seitenränder berücksichtigt werden:
- Zeilenabstand einfach (ohne Leerraum)
- Absatzabstand: 1 bis 1,5
- Oben: 2 bis 4,5 cm
- Unten: 2,5 cm
- Links: 2,5 cm
- Rechts: 2 bid max. 4 cm
Um die Seitenränder festzulegen, klicken Sie auf der Registerkarte „Layout“ in der Gruppe „Seite einrichten“ auf „Seitenränder“. Anschließend wählen Sie die Option „Benutzerdefinierte Seitenränder“ aus. Für Geschäftsbriefe empfiehlt sich auch die Option „Normal“.
Briefkopf erstellen
Es wird in jeder Briefvorlage nach DIN 5008 mit dem Briefkopf begonnen. Beim Gestalten eines Briefkopfs haben Sie die Möglichkeit die Angaben ohne viel „Schnörkel“ einfach im oberen Drittel des Briefes zu platzieren. Sie können auch den Briefkopf grafisch gestalten.
Der Briefkopf ist das Aushängeschild des Briefes und ein wesentliches Element. Neben dem Namen, der Anschrift und Telefonnummer kann hier auch die E-Mail-Adresse angegeben werden.
Der Briefkopf umfasst maximal 7 Zeilen.
Einen Briefkopf erstellen Sie am einfachsten in dem Sie eine Kopfzeile einfügen. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte „Einfügen“ in der Gruppe „Kopf- und Fußzeile“ auf „Kopfzeile“. Wählen Sie nun ein Design aus.
Wie Sie mit Word eigenen Briefkopf erstellen und gestalten, erfahren Sie hier.
Das Anschriftenfeld (Die Empfängeradresse)
Das Adressfeld (inkl. Absenderhinweis) ist 9-zeilig aufgebaut und darf 4,5 cm nicht überschreiten. Das gesamte Adressfeld im Schriftverkehr umfassst neun Zeilen, davon stehen drei Zeilen für Versendungsvermerke zur Verfügung. Die sechs weiteren Zeilen sind für die eigentliche Anschrift gedacht. Somit beginnt die Anschrift erst mit der vierten Zeile.
Die Anschrift wird in der Zeile 5 geschrieben. Anschriftenfeld enthält den Firmenname (falls vorhanden), Straße mit Hausnummer und PLZ (Postleitzahl) mit Ort. Wenn Sie eine Firma anschreiben und die Kontaktperson Ihnen bekannt ist, dann die Kontaktperson in Anschriftenfeld eintragen (z. B. Herr Mustermann oder z. Hd. Herrn Mustermann).
Die Schriftart des Anschriftenfeldes sollte maschinenlesbar in 10 bis 12 pt sein, wie z.B. Arial. Die Größe des Anschriftenfeldes bei Briefvorlagen beträgt 45×85 mm. Außerdem umfasst das Anschriftenfeld bei Briefvorlagen 9 Zeilen, wobei die ersten drei Zeilen nur für Vermerke und Zusätze genutzt werden können, die letzten 6 Zeilen dann aber ausschließlich für die Anschrift.
Bitte keine Leerzeile zwischen Straße und Ort.
Das Datum
Wird am rechten Rand geschrieben. Hier setzt sich die internationale Variante immer mehr durch, sprich die Reihenfolge Jahr-Monat-Tag. Dabei besteht die Jahreszahl immer aus vier Stellen.
Bei Schreiben innerhalb Deutschlands darf also das Datum in der Reihenfolge Tag/Monat/Jahr geschrieben werden, obwohl die Empfehlung die absteigende Form bevorzugt.
Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die DIN auch diese:
- 20.05.2022
- 25. Mai 2022
- 1. April 2022 (keine Null bei einstelligen Angaben des Tags)
Die Betreffzeile
Nach DIN 5008 steht vor der Betreffzeile kein Hinweis oder keine hinweisende Abkürzung („Betreff“, „Betr.“). Formal müssen sich zwischen der Betreffzeile und der Anrede zwei Leerzeichen befinden. Auf einen Punkt am Ende wird außerdem verzichtet. Die Betreffzeile sollte sich über maximal zwei Zeilen erstrecken.
Die Betreffzeile wird immer Fett geschrieben, so erkennt der Empfänger beim Öffnen des Briefes sofort worum es handelt. Betreff wird mit kurzen Wörtern verfasst (z. B. Kündigung, Ihr Schreiben vom 20. Oktober 2021, Ihre Bewerbung, Rechnung Nr. 1234). Setzen Sie keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile.
Die Anrede
Die Anrede steht immer unter der Fluchtlinie, dann folgt eine Leerzeile, schließlich der Text. Erst beginnt die Zeile mit der Anrede, anschließend folgt der Name und gegebenenfalls der Titel beziehungsweise die Funktion. Der Abstand der Betreffzeile über der Anrede beträgt laut DIN 5008 zwei Leerzeilen. Es besteht keine Regelung darüber, wie die Anrede genau formuliert werden muss.
Wenn Ihnen die Kontaktperson bekannt ist dann wird die Kontaktperson mit Namen angeschrieben (z. B. Sehr geehrter Herr Mustermann oder Sehr geehrte Frau Musterfrau), ansonsten wird die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwendet. In vielen Fällen sind auch modernere Varianten zulässig, besonders dann, wenn bereits geschäftliche Beziehungen bestehen: Liebe Frau Muster, Hallo Frau Müller.
Künftig sollen in Geschäftsbriefen alle drei Geschlechter berücksichtigt werden: Männlich, weiblich, divers. Wer sicher ist, in seinem Schreiben nur männliche und weibliche Empfänger anzusprechen, kann die Anrede jedoch auf zwei Geschlechter ausrichten: „Sehr geehrte Mitarbeiter, sehr geehrte Mitarbeiterinnen“.
Der Brieftext
Die Gliederung des Textes dient maßgeblich der besseren Lesbarkeit und gibt dem Dokument Struktur. Damit wird es einfacher, die Informationen schnell zu finden und zu verstehen. Mit der Gliederung des Fließtextes wird das Dokument in logische Sinnabschnitte eingeteilt.
Als geeignete Schriftgröße sieht die Norm mindestens 10 Punkt vor, besser noch 12 Punkt. Verwenden Sie im fortlaufenden Text keine Schrift, die kleiner als 10 Punkt ist. Empfohlene Schriftarten sind Arial, Times und Helvetica.
Bei der Aufzählung wird vor und nach jeder Aufzählung eine Leerzeile gesetzt. Für geschäftliche Schriftstücke sieht die DIN 5008 einen einzeiligen Zeilenabstand vor.
Grußformel, Unterschrift und Anlage
Die Grußformel setzen Sie mit einer Leerzeile zum Brieftext ab. Zwischen der Grußformel und dem Anlagehinweis wird eine Leerzeile gesetzt. Gängig ist hier die Formulierung „Mit freundlichen Grüßen„. Am Ende der Grußformel steht kein Satzzeichen.
Nach der Grußformel bleiben insgesamt drei Leerzeilen für die handschriftliche Unterschrift und einen eventuellen Firmenstempel frei.
Eventuelle Verteilervermerke und Anlagen werden nach einer weiteren Leerzeile aufgelistet.
Brief als Briefvorlage abspeichern
Damit Sie die Einstellungen nicht immer wieder neu vornehmen müssen, können Sie den von Ihnen erstelten Brief als Briefvorlage speichern.
- Klicken Sie auf der Registerkarte „Datei“ auf „Speichern unter“.
- Nun klicken Sie auf „Durchsuchen“ und als Dateityp wählen Sie die „Word-Vorlage“ aus.
- Anschließend wählen Sie aus, wo der Musterbrief abgelegt werden soll.
Sehr hilfreich und lehrreich – danke.
wenn jetzt noch ein Link zu fertigen Vorlagen irgendwo dabei wäre, würde es komplett und vollständig sein!
Dennoch absolut hilfreich!