Durch Geschäftsreisen entstehen häufig Reisekosten wie z.B. Kilometergeld oder andere Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Spesen sowie private Ausgaben. Diese müssen als Pauschale oder mit Belegnachweisen in einer Reisekostenabrechnung erfasst werden.
Verwenden Sie unsere Reisekostenabrechnung Vorlage für die Reisekostenabrechnung, um alle Ihre Reisekosten im Auge zu behalten. Holen Sie die entsprechenden Erstattungen von Ihrem Unternehmen oder Ihrer Steuererklärung ein, indem Sie Ihre Ausgaben während der Reise protokollieren und detailliert angeben. Die Excel-Reisekostenabrechnung Vorlage berücksichtigt die aktuellen Beträge für Inland und Ausland.
Excel-Vorlagen für die Reisekostenabrechnung haben den Vorteil, dass sich die Daten einfacher weiterverarbeiten lassen. So lassen sich die Reisekosten aus den Excel-Tabellen in Buchhaltungsprogramme übertragen. Auch Selbstständige geben Reisekostenerstattungen als Betriebseinnahmen an und setzen sie entsprechend von der Steuer ab.
Wer die Reisekosten korrekt erfassen möchte, muss dabei einiges beachten. Nur so ist sichergestellt, dass die Kosten im Unternehmen korrekt abgerechnet werden und das Finanzamt die Abrechnung akzeptiert.
Excel Reisekostenabrechnung Vorlage
Stellt die wichtigsten Komponenten zur Verfügung:
- Farblich hervorgehobene Übersicht von Verpflegungs-, Fahrt-, Übernachtungs-, und Reisenebenkosten.
- Einfache Eingabe
- Übersicht des Auszahlungsbetrags
- Gesamtbeträge werden aufgeführt
- Verpflegungspauschalen des jeweiligen Landes (Inland u. Ausland) werden direkt ermittelt
- Berücksichtigt die aktuellen Tagessätze für die kleine und große Verpflegungspauschale für Inland und Ausland. Stand 2023.
- Kürzung der Verpflegungspauschale anhand der erhaltenden Mahlzeit wird berechnet
- Übernachtungspauschale für Inland und Ausland wird automatisch ermittelt, falls Übernachtung stattfindet und keine Übernachtungskosten eingegeben werden.
- Eingabe von erhaltenen Vorschuss möglich
- Ohne Blattschutz
Reisekosten 2023 – Alle Infos im Überblick
Gehen Sie auf Dienstreise, können Sie die folgenden Kosten abrechnen:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Fahrtkosten
Zur Fahrtkosten zählen Kosten für Reisen mit dem Flugzeug, Bahntickets, Taxifahrten und öffentliche Verkehrsmittel sowie Fahrten mit einem Mietwagen.
Beachten Sie, dass die Fahrten mit einem Dienstwagen von der Reisekostenerstattung ausgenommen sind.
Unternehmen Sie eine Dienstreise mit Ihrem Privatwagen, können Sie die Kosten über die Kilometerpauschale geltend machen oder Sie rechnen die tatsächlichen Kosten über den individuellen Kilometersatz ab. In beiden Fällen ist es notwendig, ein Fahrtenbuch zu führen.
Bei der Kilometerpauschale wird jeder gefahrene Kilometer auf dem Hin- und Rückweg berücksichtigt. Entfernungen bis zu 20 Kilometer 30 Cent pro gefahrenen Kilometer. Ab dem 21. Kilometer bekommen Sie 38 Cent. Damit sind sämtliche anfallenden Kosten abgegolten.
Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten in einem Hotel, einem Appartement oder einer Wohnung wird in voller Höhe erstattet, sofern Sie die Ausgaben mit einem entsprechenden Beleg nachweisen.
Verpflegungsmehraufwand
Die Dauer und das Reiseziel sind die zwei Kriterien zur Bestimmung des Spesensatzes. Seit 2020 gelten für Reisen innerhalb Deutschlands die folgenden Verpflegungspauschalen:
- „Kleine“ Verpflegungspauschale: 14,00 Euro – bei Auswärtstätigkeiten bis 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen
- „Große“ Verpflegungspauschale: 28,00 Euro – ab 24 Stunden
Kürzung der Verpflegungspauschale:
Die Verpflegungspauschale wird prozentual gekürzt, wenn entweder Frühstück, Mittagessen oder Abendessen nicht selbst getragen wird:
Berechnung anhand der Pauschalen für Deutschland:
- Frühstück: 20 % = 5,60 € von 28,00 €
- Mittagessen: 40 % = 11,20 € von 28,00 €
- Abendessen: 40 % = 11,20 € von 28,00 €
Die prozentualen Beträge, wie hier 5,60 € für das Frühstück, werden immer aus der jeweils geltenden Ganztagespauschale errechnet und werden auch bei Reisen unter 24 Stunden auf die kleine Tagespauschale angewendet.
Die Tagessätze für die kleine und große Verpflegungspauschale im Ausland ändern sich mitunter von Jahr zu Jahr. Doch auch wenn sie das nicht tun, wie von 2021 auf 2022 geschehen, veröffentlicht das BMF die Tabelle jährlich in einem Schreiben, auf welches sich Arbeitgeber, Arbeitnehmerinnen, Finanzämter, Steuerberaterinnen usw. beziehen können.
Unsere Excel-Reisekostenabrechnung Vorlage berücksichtigt die aktuellen Tagessätze für die kleine und große Verpflegungspauschale für Inland und Ausland.
Reisenebenkosten
Reisenebenkosten werden in voller Höhe erstattet, sofern diese Ausgaben in der Reisekostenabrechnung eindeutig belegt werden können. Trinkgelder, die nicht auf der Rechnung auftauchen, werden üblicherweise anhand eines Eigenbelegs nachgewiesen.