Bisher habe ich immer nur über die vielen Möglichkeiten gesprochen wie Sie einzeln mit Word-Dokumenten arbeiten können. Jetzt möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Word-Dokumente mit anderen Personen verwenden können.
Word hat eine Reihe von Features, mit denen mehrere Benutzer an einem Dokument arbeiten können und somit sehen, was die andere Benutzer im Dokument bearbeitet haben.
Dazu gehören:
- Änderungen, Ergänzungen und Streichungen, die mehrere Personen an einem Dokument vorgenommen haben.
- Kennzeichnungen (Hinzufügen von Kommentaren zu einem Dokument).
- Hervorhebungen von Wörtern, Zeilen und Absätzen eines Dokuments.
- Vergleichung von Dokumenten.
Markierung in Word Dokument ändern
Wenn zwei oder mehrere Personen an einem Dokument gearbeitet haben, ist es hilfreich sofort erkennen zu können, welche Änderungen sie vorgenommen haben, ohne jedes Wort lesen zu müssen. Sie können diese Änderungen in Word sofort erkennen, wenn Sie die Funktion “Änderungen nachverfolgen” aktivieren.
Die Funktion “Änderungen nachverfolgen” identifiziert die Änderungen (Ergänzungen oder Streichungen), die jede Person in den Word Dokument vorgenommen hat. Jeder Person wird automatisch eine Farbe zugeordnet, und anhand dieser Farbe können die Änderungen der jeweiligen Person zur Kenntnis genommen werden.
Beispiel
Änderungen nachverfolgen
Wenn Sie Änderungen in Ihrem Dokument Nachverfolgen möchten, müssen Sie die Funktion “Änderungen nachverfolgen” aktivieren. Ohne die Aktivierung der Funktion sieht jeder Text den jemand verändert ganz normal und Sie können die Änderungen nicht sehen.
Sobald die Funktion “Änderungen nachverfolgen” aktiviert ist, werden alle Änderungen nachverfolgt und der jeweiligen Person wird automatisch eine Farbe zugewiesen.
Funktion “Änderungen nachverfolgen” aktivieren:
- Starten Sie Word, und öffnen Sie das Dokument, in dem Sie Änderungen nachverfolgen möchten.
- Klicken Sie in der Registerkarte “Überprüfen” auf “Änderungen nachverfolgen“. Sie können auch STRG+Shift+E drücken.
Registerkarte “Überprüfen” verwenden
Die Registerkarte “Überprüfen” bietet eine Reihe von Features, die Sie und andere Benutzer des Dokuments benutzen können, wie auf folgendem Bild gezeigt:
Registerkarte Überprüfen
Optionen zum nachverfolgen von Änderungen
Word bietet Ihnen eine Reihe von Optionen für die Nachverfolgung von Änderungen. Diese werden im Dialogfeld Optionen festgelegt.
Optionen zum Nachverfolgung von Änderungen
Optionen festlegen:
- In der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung klicken Sie auf “Änderung nachverfolgen” und aus dem öffnenden Menü wählen Sie “Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen ändern”.
- Öffnen Sie die Dropdown-Listen neben den verschiedenen Optionen und ändern Sie die Optionen für die Anzeige von jedem dieser Elemente. Sie haben auch die Möglichkeit die Farben für jede dieser Elemente zu ändern.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.
Sprechblasen verwenden
Word bietet Ihnen zwei Möglichkeiten die Änderungen von anderen Personen zu sehen. Sie können die Änderungen auf dem Bildschirm sehen und auch beim drucken des Dokuments.
- Die erste Möglichkeit um die Änderungen zu sehen ist eine Inline Ansicht, wo die Änderungen in den ursprünglichen Text vorgenommen werden, wie auf folgendem Bild dargestellt:
Änderungen Inline nachverfolgen
- Die zweite Möglichkeit um Änderungen nachverfolgen zu können, ist mit Hilfe von Sprechblasen die auf der rechten Seite des Textes angezeigt werden, wie hier gezeigt:
Änderungen mit Sprechblasen nachverfolgen
Was in den Sprachblasen angezeigt wird, hängt von den Einstellungen die Sie in den Optionen eingestellt haben.
Die Standard-Option ist die Endgültige Version die Markups enthält, die den Text zeigt, mit dem endgültigen Wortlaut und die Sprechblasen mit primär Löschungen.
Sie können schnell die Nachverfolgung mit Sprechblasen ein- oder ausschalten.
Sprechblasen Anzeige-Optionen
Die Anzeige-Optionen können Sie ganz einfach wie folgt ändern:
Sprechblasen Anzeige Optionen ändern
| Anzeige Optionen | Was wird im Text angezeigt? | Was wird in der Sprechblase angezeigt? |
| Endgültige Version enthält Markups | Endgültiger Text mit Einfügungen | Löschungen und Formatänderungen |
| Endgültig |
Endgültiger Text ohne Markierungen
|
Nichts |
| Originalversion enthält Markups | Originaltext mit Löschungen | Einfügungen und Formatänderungen |
| Original |
Originaltext ohne Markierung
|
Nichts |
Andere Sprechblasen bezogene Optionen ändern:
- In der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung klicken Sie auf “Änderung nachverfolgen” und aus dem öffnenden Menü wählen Sie “Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen ändern”.
Optionen-Fenster öffnen
- Wenn Sie den Fenster “Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen” öffnen dann können Sie in der Gruppe Sprechblasen folgende Änderungen vornehmen:
Sprechblasen Optionen
- Sie können einstellen, wie groß die Sprechblasen sein sollen, in dem Sie die Bevorzugte Breite mit der Maßeinheit ändern.
- Sie können den Seitenrand an den die Sprechblasen angezeigt werden bestimmen.
- Sie können auch die Verbindungslinien zum Text ein- oder ausblenden.
- Sie können die Papierausrichtung beim Drucken ändern.
Änderungen im Dokument überprüfen
Änderungen werden in einem Dokument durch einfaches Hinzufügen, Löschen und Formatieren des Textes gemacht. Wenn die Funktion “Änderungen nachverfolgen” aktiviert ist, erscheinen die Änderungen entweder im Text oder in Sprechblasen am Seitenrand.
Sobald alle Änderungen an einem Dokument vorgenommen wurden, können Sie sich alle Änderungen anschauen, und entscheiden ob Sie die akzeptieren oder ablehnen möchten.
- Um sich alle Änderungen in einem Dokument anzuschauen, klicken Sie auf Änderungen nachverfolgen, wenn die eingeschaltet ist, um sie auszuschalten.
Änderungen vornehmen
- Drücken Sie die Tasten STRG + HOME, um die Einfügemarke am Anfang des Dokuments zu positionieren und klicken Sie auf “Weiter” in der Gruppe Änderungen.
- Klicken Sie auf “Annehmen” oder “Ablehnen” in der Gruppe Änderungen um die vorgenommenen Änderungen anzunehmen oder abzulehnen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “Speichern” um die Änderungen zu speichern.
Bearbeiter anzeigen
Wenn es mehrere Bearbeiter in einem einzigen Dokument gibt, können Sie einfach anhand der Farbe sehen, welcher Benutzer welche Änderungen vorgenommen hat, indem Sie auf “Markup anzeigen” in der Registerkarte Überprüfen klicken und auf “Bearbeiter” gehen.
Überarbeitungsfenster verwenden
Word bietet eine weitere Möglichkeit, alle Änderungen im Überarbeitungsfenster sich anzusehen. Dieser Überarbeitungsfenster wird auf der linken Seite oder am unteren Rand des Word-Fensters angezeigt und listet jede einzelne Änderung die vorgenommen wurde (letzteres ist nur enthalten, wenn die Spalte breit genug ist).
Überarbeitungsfenster
Überarbeitungsfenster öffnen:
- In der Registerkarte Überprüfen klicken Sie auf “Überarbeitungsfenster” in der Gruppe Nachverfolgung.
- Blättern Sie durch die Änderungen in dem Fenster, und / oder nutzen Sie die Schaltflächen Weiter und Zurück um alle Änderungen sich anzuschauen.
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